Leitlinien für das historische Archiv der EIB

Zu den Beständen des historischen Archivs der EIB gehören Governance-Unterlagen aus der Zeit der Vorbereitung der Gründung der Bank, Sitzungsprotokolle des Verwaltungsrats, Vereinbarungen mit anderen Finanzierungsorganisationen und den EU-Mitgliedstaaten, Unterlagen zu Strategien und Leitlinien, themenspezifische Veröffentlichungen, Studien und Presseberichte sowie Akten zur Verwaltung der Gebäude und Liegenschaften der Bank.

Näheres finden Sie in einer Broschüre des Historischen Archivs der Europäischen Union.

Mit Freigabe ist gemeint, dass Dokumente, die zuvor gemäß den Leitlinien der EIB für die Klassifizierung von Informationen vertraulich zu behandeln waren, nicht mehr unter das Klassifizierungssystem fallen. Nach der Freigabe dürfen sie der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Dokumente (auch wenn sie weniger als dreißig Jahre alt sind), die nach einem Zugangs- oder Freigabeantrag der Öffentlichkeit zugänglich gemacht wurden, bleiben für die Öffentlichkeit zugänglich. Die Freigabe erfolgt auf Einzelfallbasis.

Nein, das historische Archiv der EIB ist im Historischen Archiv der Europäischen Union in Florenz untergebracht.

Dokumente, die den Auftrag, die Governance, Organisation, Ziele und Ergebnisse der EIB beschreiben, kommen für das historische Archiv in Betracht, wenn sie in den Aufbewahrungszeitplänen der Direktionen für eine dauerhafte Aufbewahrung ausgewiesen wurden und mindestens eines der folgenden Kriterien erfüllen:

• Das Dokument ist die einzige verfügbare Informationsquelle.
• Das Dokument gibt Aufschluss über die Geschichte, Struktur und/oder Organisation der EIB.
• Das Dokument enthält wichtige Informationen zum Kontext und Hintergrund der Bemühungen und des Einflusses der EIB dabei, als Finanzierungsinstitution, Einrichtung der EU und öffentliche Bank ihren Auftrag zu erfüllen und ihre Ziele zu verwirklichen.

Der Zugang zu Unterlagen, die weniger als dreißig Jahre alt sind, kann nach Maßgabe der Transparenzpolitik der EIB beantragt werden.

Gemäß der geänderten Fassung der Verordnung Nr. 354/83 muss die EIB wie die anderen Organe und Einrichtungen der EU ihr historisches Archiv beim HAEU hinterlegen. Von dieser Verpflichtung ausgenommen sind lediglich der Gerichtshof der Europäischen Union und die Europäische Zentralbank, die ihre Akten auf freiwilliger Basis an das HAEU übergeben können. Die EIB hinterlegt ihr historisches Archiv kraft einer Partnerschaftsrahmenvereinbarung zwischen der Europäischen Union und dem Europäischen Hochschulinstitut beim Historischen Archiv der Europäischen Union in Florenz.

Die historischen Archive der Organe und Einrichtungen der EU werden nach Ablauf einer Schutzfrist von dreißig Jahren öffentlich zugänglich gemacht. Diese Dreißig-Jahre-Regel entspricht EU-Recht und Best Practice, die EU-weit befolgt wird. Das Archiv der EIB wird nach und nach auf Einzelfallbasis in Einklang mit den einschlägigen EU-Verordnungen und EIB-Leitlinien der Öffentlichkeit zugänglich gemacht. Auch nach Ablauf der Dreißig-Jahre-Frist können Dokumente ganz oder teilweise für die Einsicht gesperrt sein, wenn sie unter die Ausnahmeregelungen fallen und die entsprechenden Kriterien erfüllt sind, etwa zum Schutz personenbezogener Daten oder der Geschäftsinteressen einer natürlichen oder juristischen Person (einschließlich geistiger Eigentumsrechte). Diese Kriterien sind in der Transparenzpolitik der EIB festgelegt.

EU-Verträge
Nach Artikel 15 Absatz 3 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (2007) hat jeder EU-Bürger das Recht auf Zugang zu Dokumenten der Organe, Einrichtungen und anderen Stellen der EU. Dies gilt allerdings für die Europäische Investitionsbank nur dann, wenn sie Verwaltungsaufgaben wahrnimmt.

Dokumente der EIB können auch über andere Archive (z. B. die Nationalarchive der EU-Mitgliedstaaten, die Archive der Organe und Einrichtungen der EU oder Drittarchive) eingesehen werden.

• Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr;
• Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1700/2003 des Rates vom 22. September 2003 zur Änderung der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 über die Freigabe der historischen Archive der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft, nach der die Organe und Einrichtungen Dokumente nach Ablauf einer Frist von dreißig Jahren zugänglich machen müssen. Dokumente, die sensible Informationen wie etwa personenbezogene Daten, betriebliche oder geschäftliche Informationen usw. enthalten, fallen unter die Ausnahmen nach Artikel 2 und 3 der Verordnung und werden nicht zugänglich gemacht;
• Verordnung (EG) Nr. 1367/2006 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 6. September 2006 über die Anwendung der Bestimmungen des Übereinkommens von Århus über den Zugang zu Informationen, die Öffentlichkeitsbeteiligung an Entscheidungsverfahren und den Zugang zu Gerichten in Umweltangelegenheiten auf Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft;
• Verordnung (EU) 2015/496 des Rates vom 17. März 2015 zur Änderung der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 im Hinblick auf die Hinterlegung der historischen Archive der Organe beim Europäischen Hochschulinstitut in Florenz.