Événements organisés par le Groupe BEI
1. Responsable du traitement des données
La présente déclaration relative à la protection des données précise la finalité du traitement effectué par la division Protocole, visites et organisation d’événements au sein du Secrétariat général de la Banque européenne d’investissement (ci-après « la BEI », la « Banque » ou « nous ») dans le cadre des événements organisés par le Groupe BEI.
Dans le cadre de cette activité, le traitement des données à caractère personnel n’implique aucune décision fondée sur un traitement automatisé, y compris pour le profilage.
2. Finalité du traitement des données
La présente Déclaration relative à la protection des données précise la finalité des opérations effectuées par la BEI dans le cadre des événements organisés par le Groupe BEI. La BEI accomplit des missions dans l’exercice des compétences qui lui sont conférées par les traités et par ses statuts.
La BEI traite les données à caractère personnel vous concernant dans la mesure de ce qui est légitimement nécessaire pour pouvoir mener et gérer les événements organisés par le Groupe BEI de manière raisonnable et appropriée, conformément à la législation et à la réglementation en vigueur. Le traitement des données à caractère personnel s’effectue conformément au règlement (UE) 2018/1725 du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) n° 45/2001 et la décision n° 1247/2002/CE (ci-après le « RGPD-UE »).
La Banque européenne d’investissement recueille des données à caractère personnel aux fins suivantes :
- créer des listes de diffusion, envoyer des invitations et gérer les inscriptions aux événements organisés par la BEI ;
- faciliter la diffusion en direct sur le web, l’enregistrement audio et vidéo d’événements, et effectuer des prises de vue dans le cadre des événements organisés par la BEI.
3. Base juridique du traitement
La base juridique du traitement des données à caractère personnel dans le cadre des événements organisés par le Groupe BEI est le consentement des personnes concernées et l’intérêt du public.
4. Catégories de personnes concernées
Les catégories de personnes suivantes (personnes concernées) sont/peuvent être concernées par le traitement visé à la section 2 du chapitre III du RGPD-UE :
les personnes souhaitant assister ou participer éventuellement à un événement spécifique organisé par le Groupe BEI et (ou) recevoir des informations relatives aux futurs événements organisés par le Groupe BEI. Il s’agit notamment des membres du personnel du Groupe BEI, des consultants, des intérimaires, ainsi que des participants aux événements (public présent, orateurs et autres invités assistant aux événements organisés par le Groupe BEI).
5. Quelles sont les données à caractère personnel traitées par la BEI ?
La BEI traite les catégories de données à caractère personnel suivantes : prénom et nom, courriel, téléphone et autres coordonnées, société, fonction et affiliation. D’autres données telles que les informations figurant sur le passeport, les régimes alimentaires particuliers, les informations sur les vols, l’hébergement font l’objet d’un traitement au cas par cas. Cette liste n’est pas exhaustive. Les prises de vue, vidéos et enregistrements des événements organisés par le Groupe BEI sont accessibles au public, sauf indication contraire.
6. Comment la BEI obtient-elle vos données à caractère personnel ?
Ces données peuvent être obtenues directement auprès de vous.
7. À qui vos données sont-elles communiquées ?
Il se peut que nous transmettions vos données à caractère personnel :
- aux membres du personnel du Groupe BEI (y compris les consultants et intérimaires) participant aux événements organisés par le Groupe BEI ;
- aux institutions et organisations externes si elles coorganisent l’événement ou interviennent dans la logistique d’un événement spécifique ;
- au prestataire de services.
8. Transfert vers des pays tiers
Les transferts en dehors de l’UE/EEE aux coorganisateurs des événements, uniquement en cas d’événements coorganisés en dehors de l’UE/EEE, sont soumis au consentement des personnes concernées.
9. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous conservons vos données pendant un maximum d’un an après la fin de l’événement.
10. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?
Vos droits sont ceux énoncés dans les sections 3 à 5 du RGPD-UE, à savoir :
- le droit d’obtenir du ou de la responsable du traitement la confirmation que vos données à caractère personnel font ou ne font pas l’objet d’un traitement et, le cas échéant, d’accéder à ces données en contactant le ou la responsable du traitement ou en vous adressant au délégué à la protection des données de la BEI (droit d’accès) ;
- le droit de demander à la personne responsable du traitement de rectifier des données inexactes et (ou) de compléter des données incomplètes (droit de rectification) ;
- le droit de demander à la personne responsable du traitement l’effacement de vos données à caractère personnel conformément à l’article 19 du RGPD-UE (droit à l’oubli) ;
- le droit de demander à la personne responsable du traitement de limiter le traitement de vos données à caractère personnel (droit à la limitation du traitement) dans les cas suivants :
i) si vous contestez l’exactitude des données ;
ii) si le traitement des données est illicite, mais que vous vous opposez à leur effacement ;
iii) si le ou la responsable du traitement n’a plus besoin des données aux fins du traitement, mais que vous en avez encore besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; ou
iv) si vous vous opposez au traitement de vos données, mais que la BEI cherche à établir si les motifs légitimes poursuivis par le ou la responsable du traitement prévalent sur votre droit à la limitation du traitement ; - le droit de vous opposer au traitement des données à caractère personnel pour des raisons tenant à votre situation particulière, à moins que la BEI ne démontre l’existence de motifs légitimes impérieux pour le traitement ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice (droit d’opposition) ;
- le droit de recevoir de la BEI, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, les données à caractère personnel vous concernant fournies à la personne responsable du traitement, afin de vous permettre de transmettre ces données à un ou une autre responsable de traitement sans entrave de la part de la BEI (droit à la portabilité) ;
- lorsque la base juridique du traitement est le consentement, le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci (droit au retrait du consentement) ;
- le droit d’introduire une réclamation auprès du Contrôleur européen de la protection des données (www.edps.europa.eu) à tout moment (droit de réclamation).
11. Nous contacter
Si vous vous interrogez quant au traitement de vos données à caractère personnel ou souhaitez exercer l’un des droits décrits ci-dessus, veuillez nous contacter à l’adresse events@eib.org ou contacter Pelopidas Donos, le délégué à la protection des données de la BEI, par courrier électronique à l’adresse p.donos@eib.org ou par courrier postal à l’adresse suivante :
M. Pelopidas Donos
Banque européenne d’investissement
98-100 boulevard Konrad Adenauer
L-2950 Luxembourg (Grand-Duché de Luxembourg)