Politique de la BEI relative aux archives historiques

Les archives de la BEI contiennent des documents relatifs à la gouvernance et illustrant la phase préparatoire de la création de la Banque, les procès-verbaux des conseils d'administration, les accords passés avec d’autres organisations financières et États membres de l’UE, les stratégies et politiques, les publications thématiques, les études et articles de presse ainsi que des dossiers relatifs à la gestion de ses bâtiments et locaux.

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La « déclassification » est le processus au cours duquel des documents précédemment enregistrés conformément à la politique de classification des informations de la BEI, cessent d’être soumis à ce régime. Une fois déclassifiés, ces documents peuvent être rendus accessibles au public. Tous les documents mis à la disposition du public, du fait de demandes d’accès ou de demandes de déclassification – y compris ceux de moins de 30 ans – restent accessibles au public. Ce processus de déclassification fait l’objet de décisions au cas par cas.

Non, les archives historiques de la BEI sont conservées dans les locaux des Archives historiques de l’UE (AHUE), à Florence (Italie).

Les documents concernant la mission, la gouvernance, l’organisation, les objectifs et les résultats de la BEI sont considérés comme des archives historiques s’il a été jugé qu'ils devaient être conservés de façon permanente, selon les calendriers de conservation établis par les directions et s'ils remplissent un ou plusieurs des critères ci-dessous :

• le document est l’unique source d'information disponible ;
• le document fournit des informations sur l’histoire de la BEI, sa structure et (ou) son organisation ;
• le document offre un contexte et des informations générales sur l’influence de la BEI et les efforts qu’elle déploie pour s’acquitter de sa mission et atteindre ses objectifs, en tant qu’institution financière, organe de l’UE et banque publique.

L’accès à des documents de moins de 30 ans peut être sollicité conformément à la Politique de transparence du Groupe BEI.

À la suite de la modification du Règlement n° 354/83, la BEI est désormais tenue de déposer ses archives historiques aux AHUE. La Cour de justice européenne et la Banque centrale européenne, qui peuvent transférer des dossiers sur une base volontaire, sont exemptées de cette obligation. La BEI dépose ses archives historiques aux Archives historiques de l’UE, sises à Florence (Italie), au titre d'un accord-cadre de partenariat signé entre l’Union européenne et l’Institut universitaire européen.

La règle des 30 ans est conforme à la législation européenne et aux bonnes pratiques appliquées dans toute l’Union européenne. Les archives de la BEI sont rendues accessibles au public, progressivement et au cas par cas, conformément aux règlements de l’UE et aux politiques de la BEI. Les personnes souhaitant accéder à des documents faisant l’objet d’exceptions – du fait de la protection de données à caractère personnel ou d’intérêts commerciaux d'une personne physique ou morale, y compris s’agissant de propriété intellectuelle, telle que définie dans la Politique de transparence de la BEI – peuvent continuer à solliciter l’accès à l’intégralité d'un document ou à une partie de celui-ci au-delà du délai de 30 ans, si les conditions requises pour une telle demande sont remplies.

Traités de l’UE
L’alinéa 3 de l’article 15 du traité sur le fonctionnement de l'Union européenne de 2007 accorde un droit d'accès aux documents des institutions, organes et organismes de l'Union. En vertu du même article, la BEI n’est soumise à ces dispositions que lorsqu'elle exerce des fonctions administratives.

D'autres services de traitement de fonds d’archives donnent accès aux documents de la BEI (p.ex. les archives nationales des États membres de l'UE, les services des institutions de l’UE ou d’autres services de gestion d’archives de tiers).

• Le Règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données ;
• Le Règlement (CE, Euratom) n° 1700/2003 du Conseil du 22 septembre 2003 modifiant le règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 concernant l'ouverture au public des archives historiques de la Communauté économique européenne et de la Communauté européenne de l'énergie atomique qui exige que les institutions rendent accessibles au public les documents datant de plus de trente ans. Les documents contenant des informations sensibles, par exemple des données à caractère personnel ou des informations relatives à des intérêts commerciaux, ne font pas l’objet d'une obligation de divulgation car ils sont couverts par les dérogations prévues aux articles 2 et 3 du règlement ;
• Le Règlement n° 1367/2006 du Parlement européen et du Conseil du 6 septembre 2006 concernant l’application aux institutions et organes de la Communauté européenne des dispositions de la convention d’Aarhus sur l’accès à l’information, la participation du public au processus décisionnel et l’accès à la justice en matière d’environnement ;
• Le Règlement n° 2015/496 du 17 mars 2015 modifiant le règlement (CEE, Euratom) n° 354/83 en ce qui concerne le dépôt des archives historiques des institutions à l'Institut universitaire européen de Florence.