Von der Einreichung Ihrer Beschwerde bis zum endgültigen Ergebnis: Hier stellen wir Ihnen die vier Phasen des Beschwerdeverfahrens vor. Einen Kurzüberblick bietet die Infografik.
Phase 1: Zulässigkeit
Sie erhalten von uns innerhalb von zehn Geschäftstagen Antwort auf Ihre Beschwerde.
In unserem Schreiben
- bestätigen wir den Erhalt Ihrer Beschwerde
- informieren wir Sie darüber, ob Ihre Beschwerde zulässig ist und weiter geprüft wird
- teilen wir Ihnen bei Zulässigkeit der Beschwerde mit, wann Sie mit einem Ergebnis rechnen können
- informieren wir Sie bei Nichtzulässigkeit Ihrer Beschwerde über die Gründe für die Ablehnung und schlagen Ihnen nach Möglichkeit andere Wege vor, um Ihre Bedenken vorzutragen
Phase 2: Bearbeitung
Bei der Untersuchung der zulässigen Beschwerden versuchen wir, mehr Informationen zu erhalten, die Vorwürfe besser zu verstehen und über das weitere Vorgehen zu entscheiden. Eventuell veranlassen wir weitere Nachforschungen, bei denen eine Compliance-Prüfung durchgeführt wird. Oder wir schlagen eine Mediation vor, um mögliche Konflikte zwischen den Streitparteien zu lösen.
Am Ende der Bearbeitungsphase erstellen wir ein Abschlussschreiben oder einen Berichtsentwurf.
Generell versuchen wir, so schnell wie möglich auf Beschwerden zu antworten. Der Termin für die endgültige Antwort hängt jedoch von der Art der Beschwerde ab. In begründeten Fällen kann die Frist verlängert werden, nachdem die Beschwerdeführer entsprechend informiert wurden.
Phase 3: Konsultation
Nach Erstellung des Berichtsentwurfs am Ende der Bearbeitungsphase folgt eine Konsultation mit internen und externen Beteiligten. Dabei wird untersucht, ob in dem Bericht Informationen fehlen oder Ungenauigkeiten bestehen. Wir versuchen, zusätzliche Informationen zur Beweislage zu berücksichtigen, sind allerdings nicht verpflichtet, unseren Bericht zu ändern, damit die nächste Phase beginnen kann.
Interne Beteiligte (Dienststellen der EIB-Gruppe, das Direktorium) und gegebenenfalls auch externe Beteiligte (Beschwerdeführer, Projektträger usw.) werden aufgefordert, zu dem Berichtsentwurf Stellung zu nehmen. Der Berichtsentwurf ist zu diesem Zeitpunkt noch vertraulich und nur für die Empfänger zur Stellungnahme bestimmt.
Die Stellungnahme soll die Möglichkeit geben:
- Sachfehler und/oder Versäumnisse zu vermeiden
- Missverständnisse auszuräumen
- gegebenenfalls relevantes neues Beweismaterial vorzulegen
- Entscheidungen einzubinden, die die EIB-Gruppe auf der Grundlage der übermittelten Schlussfolgerungen getroffen hat
- Einschätzungen zur Stichhaltigkeit der Ergebnisse zu geben
Phase 4: Berichterstattung über die Ergebnisse
Der Abschlussbericht – einschließlich der Erkenntnisse des Beschwerdemechanismus, der Ergebnisse der Beschwerde und möglicher Empfehlungen – wird an die Beschwerdeführer geschickt. Falls diese nicht auf Vertraulichkeit bestehen, wird der Bericht veröffentlicht.
Zu diesem Zeitpunkt können die Beschwerdeführer – falls sie mit dem Ergebnis nicht zufrieden sind – eine Überprüfung unserer Entscheidung durch den internen oder externen Berufungsmechanismus beantragen.
Das Beschwerdeverfahren kann zu folgenden Ergebnissen führen:
- Das Problem wird gelöst
- Dem Management der EIB werden Empfehlungen vorgelegt
- Es werden Abhilfemaßnahmen vorgeschlagen oder Maßnahmen, um das Problem zu mindern
- Es sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich
- Die Vorwürfe werden zurückgewiesen
- Die Beschwerde ist nicht zulässig