1. Beschreibung des Verarbeitungsvorgangs
Diese Erklärung über den Schutz personenbezogener Daten informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Europäische Investitionsbank (die Bank) im Rahmen der Bearbeitung von Beschwerden über mutmaßliche Missstände bei der Tätigkeit der EIB-Gruppe, die über den Beschwerdemechanismus der EIB-Gruppe in Einklang mit den entsprechenden Leitlinien und Verfahren eingereicht werden. Die Erklärung erläutert auch die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Abstimmung der Antworten der EIB an die/den Europäische/n Bürgerbeauftragte/n bei Beschwerden, die bei der/dem Europäischen Bürgerbeauftragten über die EIB-Gruppe eingereicht wurden. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt durch die Abteilung Beschwerdemechanismus der Generalinspektion (EIB-CM).
Dies können personenbezogene Daten von Personen sein, die selbst Beschwerdeführende sind oder im Auftrag sich beschwerender Unternehmen handeln, oder von Personen, die sich von den mutmaßlichen Missständen betroffen fühlen. Die personenbezogenen Daten können auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der EIB-Gruppe betreffen, gegen die sich die Beschwerde richtet, oder Personen, die im Namen des Projektträgers, des Darlehensnehmers, des Endbegünstigten oder einer anderen internationalen/nationalen/lokalen Behörde mit der EIB-Gruppe zum Zweck der Untersuchung interagieren. Zudem kann es sich um personenbezogene Daten von externen Fachleuten und Dienstleistern handeln, die im Auftrag der EIB oder Dritter tätig sind.
2. Rechtsgrundlage und Datenverantwortliche/r
Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die EIB („EIB“ oder „Verantwortliche“) erfolgt gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und des Beschlusses Nr. 1247/2002/EG.
Gemäß Artikel 309 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union hat die Europäische Investitionsbank die Aufgabe, zu einer ausgewogenen und reibungslosen Entwicklung des Binnenmarkts im Interesse der Union beizutragen; hierbei bedient sie sich der Kapitalmärkte sowie ihrer eigenen Mittel.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist notwendig, damit die EIB ihre Aufgaben im öffentlichen Interesse wahrnehmen kann und die Tätigkeit des Beschwerdemechanismus der EIB-Gruppe mit den EIB-CM-Leitlinien und -Verfahren in Einklang steht. In bestimmten Fällen muss die EIB personenbezogene Daten verarbeiten, um ihren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen. Generell bildet Ihre Einwilligung nicht die Rechtsgrundlage, die die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten rechtfertigt. Wenn wir Ihre Einwilligung benötigen, lassen wir Sie dies zu gegebener Zeit wissen.
3. Warum verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
EIB-CM verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten so, wie es vernünftigerweise erforderlich ist, um Beschwerden angemessen und ordnungsgemäß in Einklang mit dem anwendbaren Regelungsrahmen zu bearbeiten. Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Beschwerden, die über den Beschwerdemechanismus der EIB-Gruppe eingereicht werden. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:
- Bearbeitung der über die E-Mail-Adresse des Beschwerdemechanismus und andere Kommunikationswege eingegangenen Korrespondenz
- Prüfung, ob Beschwerden zulässig sind und von EIB-CM bearbeitet werden sollten
- Führung einer vollständigen und akkuraten Ablage (Microsoft Outlook, GED-Dokumentenverwaltungssystem und lokale Festplatten) aller relevanten Unterlagen und E-Mails im Zusammenhang mit Beschwerden, die bei EIB-CM eingegangen sind
- Übermittlung einer Reihe personenbezogener Daten, die für die Bearbeitung einer Beschwerde relevant sind, an: externe Fachleute und Dienstleister, die für EIB-CM tätig sind
- die zuständigen Abteilungen der EIB-Gruppe
- Projektträger, Darlehensnehmer, Finanzintermediäre, Endbegünstigte oder andere internationale, nationale oder lokale Behörden, die mit der EIB-Gruppe interagieren
- Organe und Einrichtungen der Europäischen Union oder internationale Organisationen (z. B. Europäische/r Bürgerbeauftragte/r)
- Weitergabe von Informationen an mit anderen Untersuchungen befasste Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der EIB und/oder Mitarbeitende anderer unabhängiger Beschwerdestellen im Falle von Beschwerden über Projekte, die die EIB-Gruppe gemeinsam mit anderen bilateralen oder multilateralen Finanzinstituten finanziert
- Einholung einer Bestätigung der zuständigen EIB-Leitungsorgane für die Beschwerdeantwort der EIB-Gruppe
4. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten – etwa Name, Adresse, Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail-Adresse von Personen – für die Bearbeitung von Beschwerden gemäß den EIB-CM-Leitlinien und -Verfahren. Wir erheben und verarbeiten nur die personenbezogenen Daten, die uns im Zusammenhang mit der Beschwerde mitgeteilt wurden. Dazu gehören:
- Identifizierungsdaten, z. B. vollständiger Name, Ausweisnummer
- Position und Funktion in einem Unternehmen, einer zivilgesellschaftlichen Organisation oder öffentlichen Einrichtung
- Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse, geschäftliche und mobile Telefonnummer, Faxnummer, Postanschrift, Unternehmen und Abteilung (falls zutreffend), Wohnsitzland, Internetadresse
- bei Beschwerden über Einstellungsverfahren: Informationen für die Bewertung von Auswahl- oder Eignungskriterien, z. B. Fach- und Sprachkenntnisse, Bildungsniveau, Berufserfahrung einschließlich Angaben zu aktuellen und früheren Beschäftigungsverhältnissen, Testergebnisse
- bei Beschwerden über soziale Auswirkungen der Tätigkeit der EIB-Gruppe oder über Diskriminierung: Informationen über die Rasse/ethnische Herkunft, politischen Anschauungen, religiösen Überzeugungen von Personen sowie Angaben zu ihrer Gesundheit, ihrem Geschlecht oder ihrer sexuellen Orientierung; Eigentumsnachweise
Die Berichte von EIB-CM (Erstbeurteilungsberichte, Abschlussberichte, Mediationsberichte), die außer an die/den Beschwerdeführende/n auch an andere Dritte weitergeleitet und auf der Website der EIB veröffentlicht werden, beinhalten keine personenbezogenen Daten.
5. Woher beziehen wir Ihre personenbezogenen Daten?
Wir können Ihre personenbezogenen Daten direkt von Ihnen (oder von einem Unternehmen oder einer Organisation, das/die Sie vertreten oder mit dem/der Sie verbunden sind) erhalten oder von externen Stakeholdern, die mit der EIB-Gruppe zum Zweck der Untersuchung interagieren (siehe Punkt 3). Im Zuge der Untersuchung können wir auch Informationen über Sie und die in der Beschwerde vorgebrachten Bedenken aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie Blog-Texte oder Artikel) beziehen.
6. Wer hat Zugang zu Ihren Daten?
Wir können Ihre personenbezogenen Daten an folgende Empfänger weitergeben:
- an Dienstleister, die Ihre personenbezogenen Daten in unserem Auftrag unter Einhaltung strenger Sicherheits- und Vertraulichkeitsauflagen speichern und verarbeiten
- an die zuständigen Abteilungen der EIB-Gruppe einschließlich der Direktion Rechtsfragen und/oder der Leitungs- und Kontrollorgane der EIB-Gruppe
- an ein Unternehmen oder eine Organisation mit dem/der Sie verbunden sind
- an andere EU-Institutionen (einschließlich der Europäischen Kommission und der/des Europäischen Bürgerbeauftragten) oder internationale Organisationen
- an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anderer unabhängiger Beschwerdestellen im Falle von Beschwerden über Projekte, die die EIB-Gruppe gemeinsam mit anderen bilateralen oder multilateralen Finanzinstituten finanziert
- an Projektträger, Darlehensnehmer, Finanzintermediäre, Endbegünstigte oder andere internationale, nationale oder lokale Behörden, die mit der EIB-Gruppe und/oder EIB-CM zum Zweck der Untersuchung interagieren
7. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?
Wir bewahren Ihre Daten nur so lange auf, wie es für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Wenn Sie genauer wissen wollen, wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung (siehe Abschnitt „Kontakt“).
8. Welche Rechte haben Sie, und wie können Sie diese ausüben?
Ihre Rechte sind in der Verordnung (EU) 2018/1725 verankert.
Sie können von uns verlangen, (i) Ihnen eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zu übermitteln, (ii) Ihre personenbezogenen Daten zu berichtigen, (iii) Ihre personenbezogenen Daten zu löschen oder (iv) die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken. Sie haben auch das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Rechte gemäß Verordnung (EU) 2018/1725 infolge der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die EIB-Gruppe verletzt wurden, können Sie bei der/dem Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) eine Beschwerde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einreichen.
9. Kontakt
Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben oder eines der vorstehenden Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter complaints@eib.org oder wenden Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der EIB, Herrn Pelopidas Donos, entweder per E-Mail unter p.donos@eib.org oder unter der folgenden Adresse:
Herr Pelopidas Donos
Europäische Investitionsbank
98-100 Boulevard Konrad Adenauer
L-2950 Luxemburg