Datenschutzerklärung zu den Ausschlussleitlinien der EIB

1. Datenverantwortliche

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, zu welchem Zweck die Abteilung Untersuchungen (IG/IN) der EIB-Gruppe (nachfolgend die „EIB“ oder „wir“) in Ausschlussverfahren im Rahmen der Ausschlussleitlinien der EIB Daten verarbeitet.

Die dabei erfolgende Verarbeitung personenbezogener Daten beinhaltet keine automatisierte Entscheidungsfindung, wie z. B. Profiling.

2. Zweck der Verarbeitung

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, zu welchem Zweck die EIB bei Ausschlussverfahren oder Vergleichen im Rahmen der Ausschlussleitlinien der EIB Daten verarbeitet. Die EIB nimmt ihre Aufgaben in Ausübung der Zuständigkeit wahr, die ihr mit den EU-Verträgen und ihrer Satzung übertragen wurde.

Die EIB verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten so, wie es üblicherweise erforderlich ist, um Ausschlussverfahren oder Vergleiche nach den Ausschlussleitlinien der EIB angemessen und ordnungsgemäß in Einklang mit den anwendbaren Gesetzen und Vorschriften durchzuführen und zu bearbeiten. Personenbezogene Daten werden nach Maßgabe der Verordnung (EU) 2018/1725 vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und des Beschlusses Nr. 1247/2002/EG (nachfolgend die „EU-DSVO“) verarbeitet.

Die EIB verarbeitet die personenbezogenen Daten konkret für die folgenden Zwecke, wie im Verzeichnis beschrieben:

(i) Handhabung eines Entscheidungsprozesses zu einem Ausschlussfall im Zusammenhang mit Personen, Organisationen, Unternehmen oder anderen Einrichtungen, die an rechtswidrigen Verhaltensweisen und Handlungen gemäß Definition in den Betrugsbekämpfungsleitlinien der EIB-Gruppe beteiligt sind. Ausschluss bedeutet, dass gemäß den Bestimmungen der Ausschlussleitlinien der EIB in einem festgelegten Zeitraum kein Auftrag im Zusammenhang mit einem EIB-Projekt an die betroffene Person vergeben werden kann und die betroffene Person keine Geschäftsbeziehungen mit der Bank aufnehmen kann; oder
(ii) Aushandlung und Umsetzung eines Vergleichs zwischen der EIB und einer Person oder Einrichtung, um einen Fall beizulegen, der anderenfalls zu einem Ausschlussverfahren führen könnte (Artikel XII der Ausschlussleitlinien); oder
(iii) Umsetzung eines Beschlusses der Kommission, eine Einrichtung oder Person im Früherkennungs- und Ausschlusssystem (EDES) zu erfassen.

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zuge von Ausschlussverfahren ist das öffentliche Interesse, insbesondere:

(i) die Ausschlussleitlinien der EIB (Ausschlussleitlinien der Europäischen Investitionsbank) 
(ii) die Betrugsbekämpfungsleitlinien der EIB-Gruppe (Leitlinien der EIB-Gruppe zur Betrugsbekämpfung)
(iii) der Leitfaden für die Auftragsvergabe der EIB (Leitfaden für die Auftragsvergabe von durch die EIB mitfinanzierten Projekten) 

4. Kategorien von betroffenen Personen

Die folgenden Kategorien natürlicher Personen (betroffene Personen) sind (möglicherweise) von der Verarbeitung gemäß Abschnitt 2 betroffen:

• Personen, die in einem Ausschlussverfahren oder Vergleich der EIB als Partei benannt sind; 
• Personen, die eine Einrichtung verwalten oder kontrollieren, welche in einem Ausschlussverfahren oder Vergleich der EIB als Partei benannt ist;
• in EDES erfasste Personen;
• Projektträger, Kreditnehmer, Auftragnehmer, Lieferanten, Consultants, Finanzintermediäre, Beauftragte, Berater oder andere Parteien, die in einem Zusammenhang mit einem EIB-finanzierten Projekt stehen; 
• Personen, die eine Finanzierung der EIB beantragen, oder Bieter bei einem EIB-Projekt;
• Bewerber, Antragsteller und Bieter für Mittel aus dem Gesamthaushaltsplan der EU oder dem Europäischen Entwicklungsfonds sowie die Empfänger dieser Mittel (Auftragnehmer und Unterauftragnehmer).

5. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten: 

• Daten zur Identifizierung der betroffenen Person;
• Fallbezogene Daten wie etwa Verdachtsmeldungen, Kurzdarstellungen von Sachverhalten und Belege im Zusammenhang mit den rechtswidrigen Verhaltensweisen und Handlungen, an denen die betroffene Person beteiligt sein soll, Erklärungen und Aufzeichnungen, die von Personen im Kontext einer Untersuchung gemacht oder diesen zugeschrieben werden, Kommunikationen oder Mitteilungen, die die betroffene Person in Verbindung mit den untersuchten Ereignissen erwähnen, Informationen über persönliche Beziehungen;
• Berufliche Daten wie Positionen, Funktionen und Organisationen einer Person (aktuell und in der Vergangenheit);
• Empfehlungen des Ausschlusskomitees der EIB;
• Bedingungen einer Vergleichsvereinbarung im Falle eines Vergleichs; und
• Beschlüsse des Direktoriums der EIB im Zusammenhang mit einem Ausschlussverfahren.
• In Ausschlussverfahren aufgrund einer Erfassung in EDES werden folgende Daten verarbeitet: Name und Anschrift der Person; Grund des Ausschlusses; Datum der Entwarnung; Angabe der Stelle, die die Warnung veranlasst hat.

6. Woher beziehen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wird ein Ausschlussverfahren in Bezug auf eine in einem Zusammenhang mit der EIB stehende Partei eingeleitet, sind die Daten bereits im Vorfeld von der Abteilung Untersuchungen der EIB im Kontext ihrer Tätigkeit verarbeitet worden. 

Die Daten können erhoben werden auf der Grundlage eines Berichts von Mitarbeitenden der EIB-Gruppe oder eines externen Informanten, einschließlich Informationen aus anonymen oder vertraulichen Quellen, von nationalen Stellen, anderen multilateralen Entwicklungsbanken oder anderen internationalen Finanzierungsinstitutionen, oder aus dem Früherkennungs- und Ausschlusssystem der Europäischen Kommission.

7. Wer hat Zugang zu Ihren Daten?

Entsprechend ermächtigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der EIB, die zur ordnungsgemäßen Erfüllung ihrer Aufgaben auf die Daten zugreifen müssen, haben während des Ausschlussverfahrens Zugang. Hierzu zählt u. a. das Ausschlusskomitee der EIB. Es hat fünf Mitglieder, darunter zwei externe unabhängige Mitglieder, die einer Vertraulichkeitsvereinbarung unterliegen.

Gemäß Artikel XI ihrer Ausschlussleitlinien kann die EIB unter vollständiger Einhaltung der anwendbaren Datenschutzvorschriften (i) die Angelegenheit an die jeweils zuständige einzelstaatliche und/oder europäische Stelle zur weiteren Untersuchung und/oder zur Einleitung strafrechtlicher Maßnahmen weiterleiten, wenn ein Verdacht auf kriminelles Verhalten besteht, (ii) Informationen an andere betroffene internationale oder multinationale Organisationen oder Institutionen weitergeben, einschließlich anderer Entwicklungsbanken, die eventuell mit dem Projekt in Zusammenhang stehen, oder (iii) an staatliche Einrichtungen.

Ausschließungsbeschlüsse gegen natürliche Personen sind allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der EIB zugänglich, die den Datenzugriff für die ordnungsgemäße Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Sie können vom Moment des Ausschließungsbeschlusses bis zum Ende des Ausschlusszeitraums darauf zugreifen.

8. Internationale Übermittlung

Ihre Daten können gemäß Abschnitt 7 an Einrichtungen außerhalb der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden. Dabei gelten folgende Garantien: Ausnahmen und/oder Absichtserklärungen zwischen der EIB und Drittländern (Verordnung (EU) 2018/1725, Artikel 47 und 48 und Artikel 50 Absatz 1, Buchstabe d und e).

9. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Wir bewahren Ihre Daten nur so lange auf, wie es für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist und mit den entsprechenden Leitlinien in Einklang steht. 

Schriftstücke oder elektronische Dokumente mit Bezug zu Ausschlussverfahren oder Vergleichen werden zehn Jahre nach Abschluss des Ausschlussfalls vernichtet; dies entspricht: (i) dem Ende des Ausschlusszeitraums und in der Folge der Einhaltung der Bedingungen der Bank (sofern vorhanden) durch die betroffene Person; oder (ii) der Einhaltung der Bedingungen der Vergleichsvereinbarung durch die betroffene Person/Einrichtung im Falle eines Vergleichs.

10. Welche Rechte haben Sie, und wie können Sie diese ausüben?

Ihre Rechte sind in den Abschnitten 3 bis 5 der EU-DSVO festgelegt.

• Sie haben das Recht, von der/dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, indem Sie die/den Verantwortliche/n oder die/den Datenschutzbeauftragte/n der EIB kontaktieren (Auskunftsrecht).
• Sie haben das Recht, von der/dem Verantwortlichen die Berichtigung unrichtiger und/oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung).
• Sie haben das Recht, von der/dem Verantwortlichen gemäß Artikel 19 der EU-DSVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (Recht auf Vergessenwerden).
• Sie haben das Recht, bei der/dem Verantwortlichen eine Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung), wenn:

(i) Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten;
(ii) die Verarbeitung der Daten rechtswidrig ist und Sie deren Löschung ablehnen;
(iii) die/der Verantwortliche die genannten personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr benötigt, Sie diese aber für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen; oder
(iv) Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten eingelegt haben und die EIB feststellen will, ob die/der für die Verarbeitung Verantwortliche berechtigte Gründe hat, die Ihr Recht auf Einschränkung überwiegen.

• Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, es sei denn, die EIB kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format von der EIB zu erhalten und diese Daten einer/einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch die EIB zu übermitteln (Recht auf Datenübertragbarkeit).
• Sofern die Einwilligung der betroffenen Person als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dient, hat diese Person jederzeit ein Recht auf Widerruf der Einwilligung. Das Widerrufen der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.
• Gegebenenfalls finden die in Artikel 25 der Verordnung (EU) 2018/1725 und in dem entsprechenden Beschluss der EIB genannten Ausnahmen und Beschränkungen auf Untersuchungen der EIB Anwendung. Der entsprechende Beschluss der EIB ist einsehbar.
• Sie haben das Recht, jederzeit eine Beschwerde beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (www.edps.europa.eu) einzureichen (Recht auf Beschwerde).

11. Kontaktieren Sie uns

Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben oder eines der oben beschriebenen Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter Investigations@eib.org, oder wenden Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der EIB, Herrn Pelopidas Donos, entweder per E-Mail unter p.donos@eib.org oder unter der folgenden Adresse:

Herr Pelopidas Donos, Europäische Investitionsbank, 98–100, boulevard Konrad Adenauer, L-2950 Luxembourg.