Déclaration relative à la protection des données dans le cadre de la politique d’exclusion de la BEI

1. Responsable du traitement des données

La présente déclaration relative à la protection des données précise la finalité des opérations effectuées par la division Enquêtes du Groupe BEI (« IG/IN ») (ci-après la « BEI » ou « nous ») dans le cadre de procédures d’exclusion menées au titre de la politique d’exclusion de la BEI.

Dans le cadre de cette activité, le traitement des données à caractère personnel n’implique aucune décision fondée sur un traitement automatisé, y compris pour le profilage.

2. Finalité du traitement des données

La présente déclaration relative à la protection des données précise la finalité des opérations effectuées par la BEI dans le cadre de procédures d’exclusion ou de règlements négociés au titre de la politique d’exclusion de la BEI. La BEI accomplit des missions dans l’exercice des compétences qui lui sont conférées par les traités et par ses statuts.

La BEI traite les données à caractère personnel vous concernant dans la mesure de ce qui est légitimement nécessaire pour pouvoir mener et gérer des procédures d’exclusion ou des règlements négociés au titre de la politique d’exclusion de la BEI, de manière raisonnable et appropriée, conformément à la législation et à la réglementation en vigueur. Le traitement des données à caractère personnel s’effectue conformément au règlement (UE) 2018/1725 du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données, et abrogeant le règlement (CE) n° 45/2001 et la décision n° 1247/2002/CE (ci-après le « RGPD-UE »).

Plus précisément, la BEI traite les données à caractère personnel aux fins énumérées ci-dessous, telles que décrites dans les registres, à savoir :

i) la gestion d’un processus décisionnel relatif à un cas d’exclusion par la BEI de personnes, d’organisations, d’entreprises ou d’autres entités dont il a été constaté qu’elles se sont livrées à des manœuvres interdites, telles que définies dans la politique antifraude du Groupe BEI. L’exclusion signifie que la personne concernée est déclarée inéligible, pour une période déterminée, à l’attribution d’un marché dans le cadre d’un projet de la BEI ou à toute relation avec la BEI, conformément aux dispositions de la politique d’exclusion de la BEI ; ou
ii) la négociation et la mise en œuvre d’un accord de règlement entre la BEI et une personne physique ou une entité pour résoudre un cas qui pourrait autrement donner lieu à une procédure d’exclusion (article XII de la politique d’exclusion) ; ou
iii) la mise en œuvre d’une décision de la Commission européenne d’enregistrer une entité ou une personne physique dans son système de détection rapide et d’exclusion (EDES).

3. Base juridique du traitement

La base juridique du traitement des données à caractère personnel dans le cadre des procédures d’exclusion repose sur l’intérêt public, et en particulier sur :

i) la politique d’exclusion de la BEI (Politique d’exclusion de la Banque européenne d’investissement (eib.org)), 
ii) la politique antifraude du Groupe BEI (Politique antifraude de la BEI),
iii) le guide de la BEI pour la passation des marchés (Guide de passation des marchés pour les projets financés par la BEI)). 

4. Catégories de personnes concernées

Les catégories suivantes de personnes physiques (personnes concernées) sont/peuvent être concernées par le traitement visé au point 2 ci-dessus :

• les personnes qui ont été désignées comme parties à une procédure d’exclusion de la BEI ou à un règlement négocié ; 
• les personnes qui gèrent ou contrôlent une entité désignée comme partie à une procédure d’exclusion de la BEI ou à un règlement négocié ;
• les personnes physiques répertoriées dans le système EDES ;
• les promoteurs, emprunteurs, contractants, fournisseurs, consultants, intermédiaires financiers, agents, conseillers ou autres parties concernées dans le cadre d’un projet financé par la BEI ; 
• les candidats à un financement de la BEI ou les soumissionnaires à des projets de la BEI ;
• les candidats, demandeurs et soumissionnaires dans le cadre d’un financement de l’UE au titre du budget général ou du Fonds européen de développement, ainsi que les bénéficiaires de ces mécanismes (contractants et sous-traitants).

5. Quelles sont les données à caractère personnel traitées par la BEI ?

Les catégories de données à caractère personnel traitées sont les suivantes : 

• données relatives à l’identification de la personne concernée ;
• données relatives à l’implication dans l’affaire, telles que les allégations, le résumé des faits et les éléments de preuve liés à la manœuvre interdite impliquant la personne concernée, déclarations et procès-verbaux faits par des personnes dans le contexte d’une enquête ou attribués à ces dernières, communications ou notes mentionnant la personne concernée en lien avec les faits faisant l’objet de l’enquête, informations concernant des relations personnelles ;
• données à caractère professionnel telles que les postes, fonctions et employeurs d’une personne (actuels et passés) ;
• recommandations du Comité d’exclusion de la BEI ;
• conditions et modalités d’un accord de règlement en cas de négociation ; et
• décisions du Comité de direction de la BEI en lien avec une procédure d’exclusion.
• Dans le cadre d’une procédure d’exclusion à la suite d’un enregistrement dans le système EDES, les éléments pertinents des données traitées sont les suivants : nom et adresse d’une personne physique ; motif d’exclusion ; date de fin de l’avertissement actif ; référence à l’autorité qui a demandé l’avertissement.

6. Comment la BEI obtient-elle vos données à caractère personnel ?

Aux fins de l’ouverture d’une procédure d’exclusion visant une partie concernée de la BEI, les données auront déjà été traitées par la division Enquêtes de la BEI dans le cadre de ses activités. 

Les données peuvent être collectées sur la base d’un rapport établi par un membre du personnel du Groupe BEI ou par un informateur externe. Il peut aussi s’agir d’informations provenant de sources anonymes ou confidentielles, d’autorités nationales, d’autres banques multilatérales de développement ou de toute autre institution financière internationale, ou du système de détection rapide et d’exclusion de la Commission européenne.

7. À qui vos données sont-elles communiquées ?

Dans le cadre d’une procédure d’exclusion, les membres du personnel dûment autorisés de la BEI disposent d’un accès aux données dès lors que celui-ci leur est indispensable pour le bon exercice de leurs fonctions. Parmi les personnes bénéficiant de cet accès figurent les cinq membres du Comité sur les exclusions de la BEI, dont deux sont des membres externes indépendants ayant signé un accord de confidentialité.

Conformément à l’article XI de la politique d’exclusion de la BEI, la BEI peut, dans le plein respect des dispositions applicables en matière de protection des données, i) saisir les autorités nationales et (ou) européennes compétentes en vue d’un complément d’enquête et (ou) de poursuites pénales lorsqu’un comportement délictueux est présumé, ii) mettre des informations à la disposition d’une autre organisation ou d’un autre organisme international ou multinational concerné, y compris d’une autre banque de développement susceptible d’avoir un intérêt dans le projet, ou d’une agence d’un État.

En outre, les décisions concernant une personne physique faisant l’objet d’une décision d’exclusion prise par la BEI sont mises à la disposition des membres de son personnel ayant besoin d’accéder à ces informations pour exécuter correctement leurs tâches et cela jusqu’à la fin de la période d’exclusion.

8. Transfert vers des pays tiers

Vos données peuvent être communiquées à des entités établies en dehors de l’UE ou de l’Espace économique européen conformément au point 7 ci-dessus, les garanties suivantes étant mises en place : dérogations et (ou) protocoles d’accord entre la BEI et des pays tiers (règlement (UE) 2018/1725, articles 47, 48 et 50, points d) et e)).

9. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous conservons vos données uniquement le temps strictement nécessaire aux fins décrites dans la présente déclaration relative à la protection des données, conformément aux politiques pertinentes. 

Les documents papier et électroniques relatifs à une procédure d’exclusion ou à un règlement négocié seront détruits 10 ans après la clôture d’un cas d’exclusion, ce qui correspond : i) à la fin d’une période d’exclusion et, par conséquent, au respect par la personne concernée des conditions de la Banque, le cas échéant ; ou ii) au respect par la personne physique / l’entité des conditions de l’accord en cas de règlement négocié.

10. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

Vos droits sont ceux énoncés dans les chapitres 3 à 5 du RGPD-UE, à savoir :

• le droit d’obtenir du ou de la responsable du traitement la confirmation que vos données à caractère personnel font ou ne font pas l’objet d’un traitement et, le cas échéant, d’accéder à ces données en contactant le ou la responsable du traitement ou en vous adressant au délégué à la protection des données de la BEI (droit d’accès) ;
• le droit de demander à la personne responsable du traitement de rectifier des données inexactes et (ou) de compléter des données incomplètes (droit de rectification) ;
• le droit de demander à la personne responsable du traitement l’effacement de vos données à caractère personnel conformément à l’article 17du RGPD-UE (droit à l’oubli) ;
• le droit de demander à la personne responsable du traitement de limiter le traitement de vos données à caractère personnel (droit à la limitation du traitement) dans les cas suivants :

i) si vous contestez l’exactitude des données ;
ii) si le traitement des données est illicite et que vous vous opposez à leur effacement ;
iii) si le ou la responsable du traitement n’a plus besoin des données aux fins du traitement, mais que vous en avez encore besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; ou
iv) si vous vous opposez au traitement de vos données, mais que la BEI cherche à établir si les motifs légitimes poursuivis par le ou la responsable du traitement prévalent sur votre droit à la limitation du traitement ;

• le droit de vous opposer au traitement des données à caractère personnel pour des raisons tenant à votre situation particulière, à moins que la BEI ne démontre l’existence de motifs légitimes impérieux pour le traitement ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice (droit d’opposition) ;
• le droit de recevoir de la BEI, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, les données à caractère personnel vous concernant fournies à la personne responsable du traitement, afin de vous permettre de transmettre ces données à un ou une autre responsable de traitement sans entrave de la part de la BEI (droit à la portabilité des données) ;
• lorsque la base juridique du traitement est le consentement, le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait de celui-ci (droit au retrait du consentement) ;
• le droit d’invoquer des exceptions et des limitations stipulées à l’article 25 du règlement (UE) 2018/1725 et dans une décision pertinente de la BEI pouvant s’appliquer aux enquêtes de la Banque. La décision pertinente de la BEI est disponible ici ;
• le droit d’introduire une réclamation auprès du Contrôleur européen de la protection des données (www.edps.europa.eu) à tout moment (droit de réclamation).

11. Nous contacter

Si vous vous interrogez quant au traitement, par la BEI, de vos données à caractère personnel ou souhaitez exercer l’un des droits décrits ci-dessus, veuillez nous contacter à l’adresse investigations@eib.org ou envoyer à Pelopidas Donos, délégué à la protection des données de la BEI, un courriel (p.donos@eib.org) ou un courrier postal à l’adresse suivante :

M. Pelopidas Donos, Banque européenne d’investissement 98-100 boulevard Konrad Adenauer L-2950 Luxembourg (Grand-Duché de Luxembourg)