Erklæring om databeskyttelse i forbindelse med undersøgelser udført af afdelingen for undersøgelser

1. Dataansvarlig

Denne erklæring om databeskyttelse indeholder oplysninger om formålet med den behandling, der foretages af EIB-Gruppens afdeling for undersøgelser (herefter "IG/IN", "EIB" eller "vi"), i forbindelse med undersøgelser, der udføres med henblik på at opdage og forhindre svig, korruption og andre former for forbudt adfærd, der påvirker EIB-Gruppens aktiviteter.

Behandlingen af personoplysninger i forbindelse med denne undersøgelse indebærer ingen automatiske beslutningsprocesser, herunder profilering.

2. Formålet med behandlingen

I denne databeskyttelseserklæring kan du læse om formålet med den databehandling, som foretages af EIB i forbindelse med undersøgelser af forbudt adfærd og andre former for forseelser. EIB udfører opgaver, der henhører under den myndighedsudøvelse, som Banken er blevet pålagt i overensstemmelse med traktaterne og med dens vedtægter.

EIB behandler dine personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at gennemføre og administrere undersøgelser på en rimelig og passende måde og i overensstemmelse med gældende love og bestemmelser. Personoplysninger behandles i overensstemmelse med forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001 og afgørelse nr. 1247/2002/EF (herefter EU's databeskyttelsesforordning).

EIB behandler nærmere bestemt personoplysninger til nedenstående formål, som beskrevet i fortegnelsen: IG/IN undersøger pålidelige påstande om forbudt adfærd i aktiviteter, som finansieres af EIB-Gruppen, og gennemfører proaktive integritetskontroller (PIR) af EIB-Gruppens finansieringer og aktiviteter i overensstemmelse med EIB-Gruppens politik for bekæmpelse af svig. På anmodning foretager IG/IN interne undersøgelser af påståede overtrædelser af adfærdskodeksen for EIB-Gruppens ansatte og EIB-Gruppens politik for værdighed på arbejdspladsen. IG/IN foretager sine undersøgelser på grundlag af EIB's undersøgelsesprocedurer. Undersøgelser, der foretages af IG/IN, er af administrativ karakter.

3. Det juridiske grundlag for behandlingen

Retsgrundlaget for behandlingen:

Artikel 325 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF)
Artikel 18 i EIB's vedtægter og artikel 2 og 28 i EIF's vedtægter
Forordning (EU, Euratom) 2018/1046 af 18. juli 2018
EIB's styrelsesråds beslutning af 27. juli 2004 om EIB's samarbejde med OLAF
EIB-Gruppens politik for bekæmpelse af svig
Chartret for EIB-Gruppens afdeling for undersøgelser vedrørende svig.

Andre relevante EIB-politikker:

4. Kategorier af registrerede

Følgende kategorier af personer (registrerede) er/kan være berørt af behandlingen under afsnit 2 ovenfor:

Berørte registrerede: - Personer, der er involveret i en sag, som er ved at blive undersøgt, eller som EIB gennemfører en proaktiv integritetskontrol af, - Personer, der har en relation til den person, der er udpeget i forbindelse med en undersøgelse foretaget af EIB-gruppen, - Personer, der er registreret i Kommissionens system for tidlig opdagelse og udelukkelse (Early Detection and Exclusion System (EDES)).

Andre kategorier af registrerede: - Initiativtagere, låntagere, kontrahenter, leverandører, støttemodtagere, konsulenter, formidlere, agenter, rådgivere eller andre interesserede parter i et projekt finansieret af EIB-Gruppen og disses tilknyttede virksomheder, - Tilbudsgivere, kontrahenter, leverandører, tjenesteydere og andre personer eller enheder, som EIB-Gruppen har købt varer eller ydelser af for egen regning og og disses eventuelle underleverandører, - Medlemmer af EIB-Gruppens ledelsesorganer og personale.

5. Hvilke personoplysninger behandler vi?

I forbindelse med sine undersøgelser indsamler IG/IN identifikationsoplysninger, erhvervsmæssige oplysninger og oplysninger om medvirken i sagen. Oplysningerne kan anvendes til at vurdere påstande om forbudt adfærd og afgøre, hvorvidt der er begået forseelser eller fejl. De kan også anvendes til kontaktformål.

Kategorierne af behandlede data kan nærmere bestemt omfatte:

Identifikationsdata vedrørende den registrerede
Data om sagstilhørsforhold, såsom påstande, en beskrivelse af fakta og dokumentation i forbindelse med den forbudte adfærd eller anden forseelse, der involverer den registrerede, udtalelser og optegnelser fra, eller som kan tilskrives, enkeltpersoner i forbindelse med en undersøgelse eller en proaktiv integritetskontrol, kommunikation eller noter, der nævner den registrerede i forbindelse med de begivenheder, der undersøges, oplysninger om personlige forhold
Erhvervsmæssige oplysninger som f.eks. en persons stilling, funktion og organisatoriske tilhørsforhold (nuværende og tidligere)
Alle afgørelser om udelukkelse, der vedrører den, der undersøges, og henvisninger til den myndighed, der har truffet afgørelsen om udelukkelse.

6. Hvor indhenter vi dine personoplysninger?

Dataene kan indsamles på grundlag af en rapport udarbejdet af en ansat i EIB-Gruppen eller en ekstern informant, herunder anonyme eller fortrolige kilder, på grundlag af offentligt tilgængelige oplysninger og i forbindelse med en proaktiv integritetskontrol som omhandlet i artikel 62 og 63 i EIB-Gruppens politik for bekæmpelse af svig. Dataene kan indsamles ved brug af de midler, som er anført i EIB-Gruppens politik for bekæmpelse af svig, herunder adgang til EIB-Gruppens relevante oplysninger, dokumentation og lokaler og/eller de projekter, der er finansieret af EIB-Gruppen, samt ved at anmode om mundtlige oplysninger fra relevante personer.

7. Hvem videregives dine oplysninger til?

Det ansvarlige personale i IG/IN har adgang til dine oplysninger.

Desuden kan dine oplysninger blive overført til udpegede personer i EIB-Gruppen samt EU-institutioner, -organer, -kontorer og -agenturer, internationale organisationer og/eller de relevante myndigheder i medlemsstater, kandidatlande og tredjelande for at sikre korrekt gennemførelse af undersøgelsen i overensstemmelse med artikel 4-6, artikel 9-11 og artikel 47-50 i forordning (EU) 2018/1725.

Indsamlede oplysninger kan fremsendes til eller tilgås af myndigheder med lovhjemmel (EPPO/OLAF/REVISIONSRETTEN/EDPS/OMBUDSMANDEN/EU-DOMSTOLEN/NATIONALE DOMSTOLE). Offentlige myndigheder, som måtte modtage oplysninger som led i en bestemt undersøgelse i overensstemmelse med EU-retten eller national ret, betragtes ikke som modtagere. Disse offentlige myndigheders behandling af de pågældende oplysninger skal overholde gældende regler for beskyttelse af oplysninger i overensstemmelse med behandlingens formål.

IG/IN skal underrette de enkelte relevante personer i sine undersøgelser: informanter, vidner og berørte personer. For alle andre registrerede opfyldes forpligtelsen ved at offentliggøre meddelelsen om beskyttelse af personoplysninger på internettet.

8. Internationale overførsler

Dine oplysninger kan overføres til enheder, der er etableret uden for EU eller Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde i overensstemmelse med afsnit 7 ovenfor, og nedenstående sikkerhedsforanstaltninger er truffet:

Undtagelser og/eller aftalememoranda mellem EIB og tredjelande (forordning (EU) 2018/1725), artikel 47, 48 og 50, stk. 1, litra d), og e).

9. Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?

Vi opbevarer kun dine oplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, der er beskrevet i denne databeskyttelseserklæring og i overensstemmelse med de relevante politikker. Dine personoplysninger kan opbevares i IG/IN's sagsakter i mindst fem og op til ti år, efter at undersøgelsen er lukket. Hvis de pågældende påstande ikke blev underbygget, kan dine personoplysninger blive opbevaret i højst fem år, fra sagen lukkes.

10. Hvilke rettigheder har du, og hvordan kan du udøve dem?

Dine rettigheder er beskrevet i afdeling 3-5 i EU's databeskyttelsesforordning.

Du har ret til at få den dataansvarliges bekræftelse på, om dine personoplysninger behandles, og i givet fald adgang til dine personoplysninger ved at kontakte den dataansvarlige eller via EIB's databeskyttelsesansvarlige (indsigtsret).
Du har ret til at anmode den dataansvarlige om at berigtige urigtige personoplysninger og til at få fuldstændiggjort ufuldstændige personoplysninger (ret til berigtigelse).
Du har ret til at anmode den dataansvarlige om at slette dine personoplysninger i henhold til artikel 19 i EU's databeskyttelsesforordning (ret til at blive glemt).
Du har ret til at anmode den dataansvarlige om at begrænse behandlingen af dine personoplysninger i følgende tilfælde (ret til begrænsning af behandling):
- i) hvis du bestrider rigtigheden af dine personoplysninger
- ii) hvis behandlingen af oplysningerne er ulovlig, og du modsætter dig sletning af disse
- iii) hvis den dataansvarlige ikke længere har brug for de pågældende oplysninger til behandlingen, men du har brug for dem, for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller
- iv) hvis du har gjort indsigelse mod behandlingen af dine oplysninger, og EIB søger at fastslå, om den dataansvarlige har legitime interesser, der går forud for din ret til begrænsning.

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger af grunde, der vedrører din særlige situation, medmindre EIB påviser vægtige legitime grunde til behandlingen, eller behandlingen er nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
Du har ret til at modtage dine personoplysninger fra EIB i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, således at du kan fremsende disse oplysninger til en anden dataansvarlig uden hindring fra EIB (ret til dataportabilitet).
Når det juridiske grundlag for behandlingen er samtykke, har den registrerede ret til på et hvilket som helst tidspunkt at trække sit samtykke tilbage. Tilbagetrækning af samtykket berører ikke lovligheden af behandling, der er baseret på samtykket, før det blev trukket tilbage.
Undtagelser og begrænsninger i henhold til artikel 25 i forordning (EU) 2018/1725 og den relevante EIB-afgørelse kan finde anvendelse på EIB's undersøgelser. Den relevante EIB-afgørelse kan ses HER.
Du har til enhver tid ret til at indgive en klage til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (www.edps.europa.eu) (ret til at indgive en klage).

11. Kontakt os

Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine personoplysninger eller ønsker at udøve en af de rettigheder, der er beskrevet ovenfor, bedes du kontakte os: Investigations@eib.org EIB's databeskyttelsesansvarlige, Pelopidas Donos, ved at sende en e-mail til p.donos@eib.org eller på følgende adresse:

Pelopidas Donos, European Investment Bank
98-100 Boulevard Konrad Adenauer, L-2950 Luxembourg (Storhertugdømmet Luxembourg)