Verklaring inzake gegevensbescherming voor onderzoeken die worden uitgevoerd door de afdeling Onderzoek

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Deze verklaring inzake gegevensbescherming geeft informatie over het doel van de verwerking door de afdeling Onderzoek (“IG/IN”), hierna ook de “EIB” of “wij”, bij onderzoeken in verband met het opsporen en voorkomen van fraude, corruptie en ander verboden gedrag waardoor de activiteiten van de EIB-Groep worden geraakt.

Bij de verwerking van persoonsgegevens in verband met deze onderzoeken is er geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming (waaronder profilering).

2. Doel van de verwerking

Deze verklaring inzake gegevensbescherming geeft informatie over het doel van de verwerking door de EIB bij onderzoeken naar verboden gedrag en andere soorten wangedrag. De door de EIB uitgevoerde taken vallen binnen haar bevoegdheden uit hoofde van de bepalingen van de Verdragen en haar Statuten.

De EIB verwerkt uw persoonsgegevens voorzover dat nodig is om de onderzoeken op redelijke en deugdelijke wijze, in overeenstemming met toepasselijke wet- en regelgeving, te kunnen uitvoeren en beheren. Persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met Verordening (EU) 2018/1725 van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG (hierna de “EU-verordening gegevensbescherming”).

De EIB verwerkt persoonsgegevens met name voor onderstaand(e) doel(en), zoals in de melding beschreven: IG/IN onderzoekt geloofwaardige beschuldigingen van verboden gedrag bij door de EIB-Groep gefinancierde projecten en voert de in het antifraudebeleid van de EIB-Groep omschreven proactieve integriteitstoetsen uit bij projecten of activiteiten van de EIB-Groep. Op verzoek voert IG/IN interne onderzoeken uit naar vermeende schendingen van de gedragscode voor medewerkers van de EIB-Groep en het beleid inzake waardigheid op het werk van de EIB-Groep. IG/IN voert zijn onderzoek uit op basis van de onderzoeksprocedures van de EIB. De onderzoeken die door IG/IN worden uitgevoerd, zijn administratieve onderzoeken.

3. Rechtsgrond voor de verwerking

Rechtsgronden voor het verwerken van gegevens zijn:

artikel 325 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU);
artikel 18 van de statuten van de EIB en de artikelen 2 en 28 van de statuten van het EIF;
Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van 18 juli 2018;
het besluit van de Raad van Gouverneurs van de EIB van 27 juli 2004 betreffende de samenwerking van de EIB met OLAF;
het antifraudebeleid van de EIB-Groep;
het handvest van de afdeling Fraudeonderzoek van de EIB-Groep.

Ander relevant EIB-beleid:

4. Categorieën betrokkenen

De verwerking als bedoeld in artikel 2 van deze verklaring heeft betrekking op, of kan betrekking hebben op, de volgende categorieën personen (betrokkenen):

Betrokkenen: - personen die betrokken zijn bij een zaak die door de EIB wordt onderzocht of onderwerp is van een proactieve integriteitstoets door de EIB; - personen die een relatie hebben met de persoon die onderwerp is van een onderzoek door de EIB-Groep; - personen die staan geregistreerd in het systeem voor vroegtijdige opsporing en uitsluiting (EDES) van de Commissie.

Overige categorieën betrokkenen: - projectopdrachtgevers, geldnemers, aannemers, leveranciers, begunstigden, consultants, tussenpersonen, vertegenwoordigers, adviseurs of andere belanghebbenden bij een door de EIB-Groep gefinancierd project, alsmede de bij hen aangesloten partijen; - inschrijvers op aanbestedingen, aannemers, leveranciers, dienstverleners en andere personen of entiteiten, en indien van toepassing hun onderaannemers, met wie de EIB-Groep voor eigen rekening overeenkomsten aangaat; - bestuurders en medewerkers van de EIB-Groep.

5. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

In het kader van haar onderzoeken verzamelt IG/IN identificatiegegevens, beroepsgegevens en gegevens omtrent betrokkenheid bij de onderzochte zaak. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om beschuldigingen van verboden gedrag te beoordelen en om te bepalen of er sprake is van wangedrag of een misstand. Daarnaast kunnen de gegevens worden gebruikt als contactgegevens.

De categorieën van verwerkte gegevens kunnen concreet bestaan uit:

identificatiegegevens van de betrokkene;
gegevens over betrokkenheid bij de onderzochte zaak, zoals beschuldigingen, een samenvatting van feiten en bewijs met betrekking tot het verboden gedrag of ander wangedrag waarin betrokkene een rol speelt, verklaringen en notities van of toegeschreven aan personen in het kader van een onderzoek of een proactieve integriteitstoets, berichten of aantekeningen waarin de betrokkene wordt genoemd in verband met de gebeurtenissen die worden onderzocht, informatie over persoonlijke relaties;
beroepsgegevens, zoals de (huidige en voormalige) functies, taken en organisaties van een persoon;
besluiten over uitsluiting/royement met betrekking tot de persoon die onderwerp is van een onderzoek en verwijzingen naar de autoriteit die het besluit tot uitsluiting/royement heeft afgegeven.

6. Waar verkrijgen wij uw persoonsgegevens?

De gegevens kunnen worden verzameld op grond van een melding die is gedaan door een medewerker van de EIB-Groep of door een externe informant, waaronder anonieme of vertrouwelijke bronnen, op grond van informatie uit het publieke domein en in het kader van proactieve integriteitstoetsen zoals voorzien in artikel 62 en 63 van het antifraudebeleid van de EIB-Groep. De gegevens kunnen worden verzameld op alle in het antifraudebeleid van de EIB-Groep voorziene wijzen. Hieronder vallen ook het inzien van relevante informatie en documentatie en het betreden van de gebouwen en terreinen van de EIB-Groep en/of de door de EIB-Groep gefinancierde projecten, en het mondeling vragen om informatie bij de hiervoor relevante personen.

7. Aan wie worden uw gegevens verstrekt?

De verantwoordelijke medewerkers van IG/IN hebben toegang tot uw gegevens.

Daarnaast kunnen uw gegevens worden overgedragen aan daartoe aangewezen personen binnen de EIB-Groep en bij EU-instellingen, -lichamen, -kantoren en -vertegenwoordigers, internationale organisaties en/of de desbetreffende autoriteiten in de lidstaten, kandidaat-lidstaten of derde landen, ter waarborging van een correcte uitvoering van het onderzoek en overeenkomstig de artikelen 4-6, 9-11 en 47-50 van Verordening (EU) 2018/1725.

Alle verzamelde gegevens kunnen worden verstrekt aan of worden ingezien door de wettelijk bevoegde instanties (EOM/OLAF/ERK/EDPS/OMBUDSMAN/HvJ-EU/nationale rechtbanken). Overheidsinstanties die in het kader van een bepaald onderzoek overeenkomstig het recht van de Unie of een lidstaat persoonsgegevens ontvangen, gelden niet als ontvangers. De verwerking van dergelijke gegevens door deze overheidsinstanties dient te voldoen aan de regels voor gegevensbescherming die op het verwerkingsdoel van toepassing zijn.

IG/IN dient de relevante personen in haar onderzoek persoonlijk te informeren: informanten, getuigen en betrokken personen. Voor alle andere betrokkenen wordt aan deze verplichting voldaan door de privacyverklaring op het internet te publiceren.

8. Internationale doorgiften

Uw gegevens kunnen ook worden doorgegeven aan entiteiten die buiten de EU of de Europese Economische Ruimte zijn gevestigd, in overeenstemming met de voorwaarden als vermeld in artikel 7 hierboven. Daarbij gelden de volgende waarborgen:

afwijkingen en/of memoranda van overeenstemming tussen de EIB en derde landen (Verordening (EU) 2018/1725), artikel 47, 48 en 50d) en e).

9. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw gegevens uitsluitend voor zo lang als nodig is voor de doelen die in deze verklaring inzake gegevensbescherming staan beschreven en in overeenstemming met het relevante beleid. Uw persoonsgegevens worden minimaal vijf en maximaal tien jaar na afsluiting van het onderzoek in de zaaksdossiers van IG/IN bewaard. Indien de melding van verboden gedrag ongegrond blijkt, mogen uw persoonsgegevens niet langer dan vijf jaar na afsluiting van het onderzoek worden bewaard.

10. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

Uw rechten staan vermeld in de afdelingen 3 tot en met 5 van de EU-verordening gegevensbescherming.

U hebt het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en, indien dat het geval is, die persoonsgegevens in te zien. Hiervoor kunt u contact opnemen met de verwerkingsverantwoordelijke of de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de EIB (recht van inzage).
U hebt het recht de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken onjuiste gegevens te rectificeren en/of onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen (recht op rectificatie).
U hebt het recht de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen op grond van artikel 19 van de EU-verordening gegevensbescherming (recht om te worden vergeten).
U hebt het recht de verwerkingsverantwoordelijke te verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens in de volgende gevallen te beperken (recht op beperking van de verwerking):
- (i) indien u de juistheid van uw gegevens betwist;
- (ii) indien de verwerking van de gegevens onrechtmatig is en u zich verzet tegen het wissen ervan;
- (iii) indien de verwerkingsverantwoordelijke de desbetreffende persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor de verwerkingsdoeleinden, maar u deze wel nodig hebt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering; of
- (iv) indien u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van uw gegevens en de EIB wil vaststellen of de verwerkingsverantwoordelijke gerechtvaardigde gronden heeft die zwaarder wegen dan uw recht op beperking.

U hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens om redenen die met uw specifieke situatie verband houden, tenzij de EIB dwingende gerechtvaardigde gronden aanvoert voor de verwerking of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
U hebt het recht uw persoonsgegevens van de EIB te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, zodat u uw gegevens kunt overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke zonder daarbij door de EIB te worden gehinderd (recht op overdraagbaarheid van gegevens).
Wanneer uw toestemming de rechtsgrond is voor de verwerking, dan heeft u te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken. Het intrekken van uw toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van uw toestemming vóór de intrekking daarvan, onverlet.
Op de onderzoeken van de EIB kunnen uitzonderingen en beperkingen van toepassing zijn op grond van artikel 25 van Verordening (EU) 2018/1725 en het relevante besluit van de EIB. Het relevante besluit van de EIB leest u hier.
U hebt te allen tijde het recht een klacht in te dienen bij de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (www.edps.europa.eu) (recht om een klacht in te dienen).

11. Neem contact met ons op

Hebt u vragen over onze verwerking van uw persoonsgegevens of wenst u een van de hiervoor omschreven rechten uit te oefenen? Neem dan contact met ons op: Investigations@eib.org functionaris voor gegevensbescherming, de heer Pelopidas Donos, per e-mail op p.donos@eib.org of op het volgende adres:

Mr. Pelopidas Donos, Europese Investeringsbank
98-100 Boulevard Konrad Adenauer, L-2950 Luxemburg (Luxemburg)