Δήλωση προστασίας δεδομένων σχετικά με τις έρευνες που διεξάγει το Τμήμα Διερεύνησης Υποθέσεων

1. Υπεύθυνος επεξεργασίας

Στην παρούσα δήλωση προστασίας δεδομένων παρέχονται πληροφορίες σχετικά με τον σκοπό της επεξεργασίας δεδομένων που διενεργείται από το Τμήμα Διερεύνησης Υποθέσεων του Ομίλου ΕΤΕπ, εφεξής η «ΕΤΕπ» ή «εμείς», στη διάρκεια των ερευνών που διεξάγονται με στόχο τον εντοπισμό και την πρόληψη περιπτώσεων απάτης, διαφθοράς και οποιασδήποτε άλλης απαγορευμένης συμπεριφοράς που θίγουν δραστηριότητες του Ομίλου ΕΤΕπ.

Στη διάρκεια των ερευνών, η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα δεν αφορά την ύπαρξη αυτοματοποιημένης λήψης αποφάσεων, συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης προφίλ.

2. Σκοπός της επεξεργασίας

Στην παρούσα δήλωση προστασίας δεδομένων παρέχονται πληροφορίες σχετικά με τον σκοπό της επεξεργασίας δεδομένων που διενεργείται από την ΕΤΕπ στη διάρκεια ερευνών για απαγορευμένη συμπεριφορά και άλλα είδη παραπτώματος. Η ΕΤΕπ εκτελεί καθήκοντα κατά την άσκηση των εξουσιών που της έχουν ανατεθεί σύμφωνα με τις διατάξεις των Συνθηκών και του καταστατικού της.

Η ΕΤΕπ επεξεργάζεται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν στον βαθμό που απαιτείται για τη διεξαγωγή και διαχείριση ερευνών, με εύλογο και ορθό τρόπο, σύμφωνα με τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς. Η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα διενεργείται σύμφωνα με τον κανονισμό (EΕ) 2018/1725 της 23ης Οκτωβρίου 2018 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης και την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών, και για την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001 και της απόφασης αριθ. 1247/2002/ΕΚ (εφεξής «κανονισμός της ΕΕ για την προστασία των δεδομένων»).

Ειδικότερα, η ΕΤΕπ επεξεργάζεται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για τους παρακάτω σκοπούς όπως περιγράφονται στο αρχείο: το Τμήμα Διερεύνησης Υποθέσεων διερευνά αξιόπιστες καταγγελίες για απαγορευμένες συμπεριφορές σχετικά με πράξεις που χρηματοδοτούνται από τον Όμιλο ΕΤΕπ και διενεργεί προληπτικούς ελέγχους ακεραιότητας για οποιαδήποτε πράξη ή δραστηριότητα του Ομίλου ΕΤΕπ, όπως ορίζεται στην Πολιτική του Ομίλου ΕΤΕπ για την καταπολέμηση της απάτης. Κατόπιν αιτήματος, διεξάγει εσωτερικές έρευνες για εικαζόμενες παραβάσεις του κώδικα συμπεριφοράς του προσωπικού του Ομίλου ΕΤΕπ και της πολιτικής του Ομίλου ΕΤΕπ για την αξιοπρέπεια στον χώρο εργασίας. Το Τμήμα Διερεύνησης Υποθέσεων διεξάγει τις έρευνές του με βάση τις Διαδικασίες Ερευνών της ΕΤΕπ. Οι έρευνες που διεξάγει είναι διοικητικές.

3. Νομική βάση της επεξεργασίας

Η νομική βάση της επεξεργασίας δεδομένων εντοπίζεται στα εξής:

στο άρθρο 325 της Συνθήκης για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΣΛΕΕ)·
στο άρθρο 18 του καταστατικού της ΕΤΕπ και στα άρθρα 2 και 28 του καταστατικού του ΕΤαΕ·
στον κανονισμό (ΕΕ, Ευρατόμ) 2018/1046 της 18ης Ιουλίου 2018·
στην απόφαση του Συμβουλίου των Διοικητών της ΕΤΕπ της 27ης Ιουλίου 2004 σχετικά με τη συνεργασία της ΕΤΕπ με την Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF)·
στην πολιτική του Ομίλου ΕΤΕπ για την καταπολέμηση της απάτης·
στο καταστατικό του Τμήματος Διερεύνησης Υποθέσεων Απάτης του Ομίλου ΕΤΕπ.

Οι πρόσθετες συναφείς πολιτικές της ΕΤΕπ είναι οι εξής:

4. Κατηγορίες υποκειμένων δεδομένων

Η επεξεργασία που προβλέπεται στην ενότητα 2 ανωτέρω αφορά/μπορεί να αφορά τις ακόλουθες κατηγορίες προσώπων (υποκειμένων των δεδομένων):

Επηρεαζόμενα υποκείμενα των δεδομένων: - πρόσωπα που εμπλέκονται σε υπόθεση υπό διερεύνηση ή υπό προληπτικό έλεγχο ακεραιότητας που διενεργεί η ΕΤΕπ· - πρόσωπα που διατηρούν σχέση με το πρόσωπο που ορίζεται στο πλαίσιο έρευνας του Ομίλου ΕΤΕπ· - πρόσωπα που έχουν καταχωριστεί στο σύστημα έγκαιρου εντοπισμού και αποκλεισμού (EDES) της Ευρωπαϊκής Επιτροπής.

Άλλες κατηγορίες υποκειμένων των δεδομένων: - φορείς υλοποίησης έργων, δανειολήπτες, ανάδοχοι, προμηθευτές, δικαιούχοι χρηματοδότησης, σύμβουλοι, ενδιάμεσοι φορείς, εντολοδόχοι ή άλλα ενδιαφερόμενα μέρη που συμμετέχουν σε έργο χρηματοδοτούμενο από τον Όμιλο ΕΤΕπ και οι συνδεδεμένες επιχειρήσεις των ανωτέρω· - υποβάλλοντες προσφορά σε διαγωνισμούς, ανάδοχοι, προμηθευτές, πάροχοι υπηρεσιών και άλλα πρόσωπα ή οντότητες με τους οποίους έχει συνάψει σύμβαση ο Όμιλος ΕΤΕπ για λογαριασμό του, και τυχόν υπεργολάβους τους· - μέλη των διοικητικών οργάνων και του προσωπικού του Ομίλου ΕΤΕπ.

5. Ποια δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα επεξεργαζόμαστε;

Στο πλαίσιο των ερευνών του, το Τμήμα Διερεύνησης Υποθέσεων συλλέγει στοιχεία ταυτότητας, επαγγελματικά στοιχεία και στοιχεία εμπλοκής στην υπόθεση. Τα δεδομένα αυτά μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αξιολόγηση καταγγελιών σχετικά με απαγορευμένες συμπεριφορές και για να διαπιστωθεί η διάπραξη ή μη τυχόν παραπτώματος ή παρατυπίας. Μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για σκοπούς επικοινωνίας με τα επηρεαζόμενα πρόσωπα.

Ειδικότερα, οι κατηγορίες των δεδομένων που υποβάλλονται σε επεξεργασία μπορεί να περιλαμβάνουν:

στοιχεία ταυτότητας του υποκειμένου των δεδομένων·
στοιχεία εμπλοκής στην υπόθεση, όπως καταγγελίες, σύνοψη των πραγματικών περιστατικών και των αποδεικτικών στοιχείων σχετικά με απαγορευμένες συμπεριφορές ή άλλο παράπτωμα στο οποίο ενέχεται το υποκείμενο των δεδομένων, καταθέσεις και αρχεία που αφορούν ή αποδίδονται σε πρόσωπα στο πλαίσιο έρευνας ή προληπτικού ελέγχου ακεραιότητας, μηνύματα ή σημειώσεις που αναφέρουν το υποκείμενο των δεδομένων σε σχέση με τα υπό διερεύνηση γεγονότα, πληροφορίες σχετικά με προσωπικές σχέσεις·
επαγγελματικά στοιχεία, όπως οι θέσεις και οι αρμοδιότητες ενός προσώπου καθώς και οι οργανισμοί στους οποίους απασχολήθηκε (τρέχοντες και προηγούμενοι)·
τυχόν αποφάσεις αποκλεισμού/εξαίρεσης σε σχέση με το υποκείμενο έρευνας και αναφορές στην αρχή που εξέδωσε την απόφαση αποκλεισμού/εξαίρεσης.

6. Από πού αντλούμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν;

Τα δεδομένα μπορούν να συλλέγονται με βάση αναφορά υποβληθείσα από μέλος του προσωπικού του Ομίλου ΕΤΕπ ή από εξωτερικό πληροφοριοδότη, συμπεριλαμβανομένων ανώνυμων ή εμπιστευτικών πηγών, με βάση δημόσια διαθέσιμες πληροφορίες και στο πλαίσιο προληπτικών ελέγχων ακεραιότητας όπως προβλέπονται στα άρθρα 62 και 63 της πολιτικής του Ομίλου ΕΤΕπ για την καταπολέμηση της απάτης. Τα δεδομένα μπορούν να συλλέγονται με οποιαδήποτε από τα μέσα που προβλέπονται στην πολιτική του Ομίλου ΕΤΕπ για την καταπολέμηση της απάτης και στα οποία συμπεριλαμβάνονται η πρόσβαση σε σχετικές πληροφορίες, έγγραφα και εγκαταστάσεις του Ομίλου ΕΤΕπ και/ή στα έργα που χρηματοδοτούνται από τον Όμιλο ΕΤΕπ, καθώς και η υποβολή προφορικών ερωτήσεων σε οποιοδήποτε σχετικό πρόσωπο.

7. Σε ποιον κοινοποιούνται τα δεδομένα που σας αφορούν;

Οι αρμόδιοι υπάλληλοι του Τμήματος Διερεύνησης Υποθέσεων έχουν πρόσβαση στα δεδομένα σας.

Επιπλέον, τα δεδομένα σας μπορούν να διαβιβαστούν σε πρόσωπα που έχουν οριστεί εντός του Ομίλου ΕΤΕπ, καθώς και εντός των θεσμικών και λοιπών οργάνων, οργανισμών και υπηρεσιών της ΕΕ, διεθνών οργανισμών και/ή αρμόδιων αρχών των κρατών μελών, των υποψήφιων προς ένταξη στην ΕΕ χωρών ή τρίτων χωρών, με σκοπό την ορθή διεξαγωγή της έρευνας και σύμφωνα με τα άρθρα 4 έως 6, 9 έως 11 και 47 έως 50 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725.

Τα συλλεγόμενα δεδομένα επιτρέπεται να κοινοποιούνται ή να είναι προσβάσιμα στις αρχές που προβλέπονται από τη νομοθεσία (Ευρωπαϊκή Εισαγγελία/OLAF/ΕΕΣ/ΕΕΠΔ/ΔΙΑΜΕΣΟΛΑΒΗΤΗΣ/ΔΕΕ/εθνικά δικαστήρια). Οι δημόσιες αρχές που ενδέχεται να λάβουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο συγκεκριμένης έρευνας σύμφωνα με τη νομοθεσία της ΕΕ ή τη νομοθεσία κράτους μέλους δεν θεωρούνται αποδέκτες. Η επεξεργασία των δεδομένων αυτών από τις εν λόγω δημόσιες αρχές πραγματοποιείται με βάση τους ισχύοντες κανόνες προστασίας δεδομένων σύμφωνα με τους σκοπούς της επεξεργασίας.

Το Τμήμα Διερεύνησης Υποθέσεων πρέπει να ενημερώνει μεμονωμένα τα πρόσωπα που σχετίζονται με τις έρευνες τις οποίες διεξάγει: πληροφοριοδότες, μάρτυρες και ενδιαφερόμενους. Όσον αφορά τα υπόλοιπα υποκείμενα των δεδομένων, η υποχρέωση εκπληρώνεται με τη δημοσίευση της δήλωσης απορρήτου στο διαδίκτυο.

8. Διεθνείς διαβιβάσεις

Τα δεδομένα σας μπορούν να διαβιβαστούν σε οντότητες που είναι εγκατεστημένες εκτός της ΕΕ ή του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου σύμφωνα με την ενότητα 7 ανωτέρω και παρέχονται οι κατωτέρω εγγυήσεις:

Παρεκκλίσεις και/ή μνημόνια συνεργασίας μεταξύ της ΕΤΕπ και τρίτων χωρών (κανονισμός (ΕΕ) 2018/1725), άρθρα 47, 48 και 50 παράγραφος 1 στοιχεία δ) και ε).

9. Για πόσο διάστημα διατηρούμε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν;

Διατηρούμε τα δεδομένα σας μόνο για όσο διάστημα απαιτείται για τους σκοπούς που περιγράφονται στην παρούσα δήλωση προστασίας δεδομένων και σύμφωνα με τις σχετικές πολιτικές. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν μπορούν να διατηρούνται στους φακέλους υποθέσεων του Τμήματος Διερεύνησης Υποθέσεων τουλάχιστον επί μία πενταετία και έως μία δεκαετία από την ημερομηνία περάτωσης της έρευνας. Εάν η σχετική καταγγελία δεν στοιχειοθετηθεί, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν μπορούν να διατηρηθούν το πολύ επί μία πενταετία από το κλείσιμο της υπόθεσης.

10. Ποια είναι τα δικαιώματά σας και πώς μπορείτε να τα ασκείτε;

Τα δικαιώματά σας καθορίζονται στις ενότητες 3 έως 5 του κανονισμού της ΕΕ για την προστασία των δεδομένων.

Έχετε το δικαίωμα να λαμβάνετε από τον υπεύθυνο επεξεργασίας επιβεβαίωση για το κατά πόσον ή όχι τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν υφίστανται επεξεργασία και, εάν συμβαίνει τούτο, το δικαίωμα πρόσβασης στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα επικοινωνώντας με τον υπεύθυνο επεξεργασίας ή μέσω του υπευθύνου προστασίας δεδομένων της ΕΤΕπ (δικαίωμα πρόσβασης).
Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε από τον υπεύθυνο επεξεργασίας να διορθώσει τυχόν ανακριβή δεδομένα και/ή να συμπληρώσει ελλιπή δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα (δικαίωμα διόρθωσης).
Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε από τον υπεύθυνο επεξεργασίας να διαγράψει τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν σύμφωνα με το άρθρο 19 του κανονισμού της ΕΕ για την προστασία των δεδομένων (δικαίωμα στη λήθη).
Έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε από τον υπεύθυνο επεξεργασίας να περιορίσει την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν στις ακόλουθες περιπτώσεις (δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας):
- i) εάν αμφισβητείτε την ακρίβεια των δεδομένων που σας αφορούν·
- ii) εάν η επεξεργασία των δεδομένων είναι παράνομη και αντιτάσσεστε στη διαγραφή τους·
- iii) εάν ο υπεύθυνος επεξεργασίας δεν χρειάζεται πλέον τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για τους σκοπούς της επεξεργασίας, αλλά τα δεδομένα αυτά απαιτούνται από εσάς για τη θεμελίωση, την άσκηση ή την υποστήριξη νομικών αξιώσεων· ή
- iv) εάν έχετε αντιρρήσεις για την επεξεργασία των δεδομένων σας και η ΕΤΕπ επιδιώκει να επαληθεύσει κατά πόσον ο υπεύθυνος επεξεργασίας έχει νόμιμους λόγους που υπερισχύουν έναντι του δικαιώματός σας για περιορισμό.

Έχετε το δικαίωμα να αντιταχθείτε στην επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή σας, εκτός εάν η ΕΤΕπ καταδείξει επιτακτικούς και νόμιμους λόγους για την επεξεργασία ή για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη νομικών αξιώσεων.
Έχετε το δικαίωμα να λαμβάνετε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν από την ΕΤΕπ σε δομημένο, κοινώς χρησιμοποιούμενο και αναγνώσιμο από μηχανήματα μορφότυπο, ώστε να είστε σε θέση να διαβιβάζετε τα εν λόγω δεδομένα σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας χωρίς αντίρρηση από την ΕΤΕπ (δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων).
Όταν η νομική βάση για την επεξεργασία είναι η συγκατάθεση, το υποκείμενο των δεδομένων έχει δικαίωμα να ανακαλέσει τη συγκατάθεση του ανά πάσα στιγμή. Η ανάκληση της συγκατάθεσης δεν θίγει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που βασίστηκε στη συγκατάθεση προ της ανάκλησής της.
Στις έρευνες της ΕΤΕπ είναι δυνατόν να εφαρμόζονται εξαιρέσεις και περιορισμοί με βάση το άρθρο 25 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 και σχετική απόφαση της ΕΤΕπ. Η σχετική απόφαση της ΕΤΕπ είναι διαθέσιμη ΕΔΩ
Έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων (www.edps.europa.eu) ανά πάσα στιγμή (δικαίωμα υποβολής καταγγελίας).

11. Επικοινωνήστε μαζί μας

Εάν έχετε ερωτήσεις σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν ή επιθυμείτε να ασκήσετε κάποιο από τα δικαιώματα που περιγράφεται ανωτέρω, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας στη διεύθυνση: Investigations@eib.org ή με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων, κ. Πελοπίδα Δόνο, μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση p.donos@eib.org ή στην ακόλουθη διεύθυνση:

Mr. Pelopidas Donos, European Investment Bank
98-100 Boulevard Konrad Adenauer, L-2950 Luxembourg (Grand Duchy of Luxembourg)