Izjava o zaštiti podataka u istragama koje provodi Odsjek za istrage

1. Kontrolor

Ova izjava o zaštiti podataka sadrži informacije o svrsi obrade koju Odsjek za istrage Grupe EIB-a („IG/IN”) (u daljnjem tekstu: „EIB” ili „mi”) obavlja tokom istraga koje se provode radi otkrivanja i sprečavanja prevara, korupcije i svih drugih zabranjenih postupanja koja negativno utiču na aktivnosti Grupe EIB-a.

Tokom te aktivnosti obrada ličnih podataka ne uključuje primjenu automatiziranog donošenja odluka, pa tako ni profiliranje.

2. Svrha obrade

Ova izjava o zaštiti podataka sadrži informacije o svrsi obrade koju EIB vrši tokom istraga zabranjenog postupanja i drugih vrsta nedoličnog ponašanja. EIB izvršava zadatke na osnovu ovlasti koje su mu dane u skladu s odredbama Sporazuma EU-a i njegovog Statuta.

EIB vaše lične podatke obrađuje u mjeri u kojoj je to potrebno kako bi mogao provoditi istrage i njima upravljati, na razuman i pravilan način te u skladu s primjenjivim zakonima i propisima. Lični podaci se obrađuju u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 od 23. oktobra 2018. o zaštiti fizičkih lica u vezi s obradom ličnih podataka u institucijama, organima i agencijama Unije, o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001 i Odluke br. 1247/2002/EZ (u daljnjem tekstu: EU DPR).

Konkretno, EIB obrađuje lične podatke u sljedeće svrhe, opisane u evidenciji: IG/IN istražuje vjerodostojne tvrdnje o zabranjenom postupanju u projektima koji se finansiraju sredstvima Grupe EIB-a te provodi proaktivne provjere integriteta (PPI) nad svakim poslom ili aktivnošću Grupe EIB-a, a kako je definirano u njenoj Politici suzbijanja prevara. IG/IN na zahtjev provodi interne istrage navodnih kršenja Kodeksa ponašanja osoblja Grupe EIB-a te njene Politike dostojanstva na radnom mjestu. IG/IN svoje istrage provodi na osnovu Istražnih postupaka EIB-a. Istrage koje provodi IG/IN smatraju se upravnim istragama.

3. Pravni osnov obrade

Pravni osnov postupka obrade čine:

član 325. Ugovora o funkcioniranju Evropske unije (UFEU-a);
član 18. Statuta EIB-a te članovi 2. i 28. Statuta EIF-a;
Uredba (EU, Euratom) br. 2018/1046 od 18. jula 2018.;
Odluka Vijeća guvernera EIB-a od 27. jula 2004. o saradnji EIB-a s OLAF-om;
Politika suzbijanja prevara Grupe EIB-a; i
Povelja Odsjeka za istrage prevara Grupe EIB-a.

Osim toga su relevantne i sljedeće politike EIB-a:

4. Kategorije nosilaca podataka

Obrada podataka iz tačke 2. ove izjave odnosi se / može se odnositi na sljedeće kategorije fizičkih lica (nosilaca podataka):

Zahvaćeni nosioci podataka: - fizička lica umiješana u slučaj koji je predmet istrage ili PPI-a koji provodi EIB; - fizička lica koja su u odnosu s fizičkim licem za koje je određeno da je dio istrage koju provodi Grupa EIB-a; - fizička lica evidentirana u Komisijinom Sistemu ranog otkrivanja i isključenja (EDES-u).

Ostale kategorije nosilaca podataka: - nosioci projekata, zajmoprimci, izvođači, dobavljači, korisnici, konzultanti, posrednici, predstavnici, savjetnici ili druge interesne strane u projektu finansiranom sredstvima Grupe EIB-a, kao i njihovi povezani subjekti; - ponuđači, izvođači, dobavljači, pružatelji usluga i druga fizička ili pravna lica koja je Grupa EIB-a angažirala za vlastiti račun, kao i njihovi eventualni podizvođači; - članovi upravljačkih organa i zaposlenici Grupe EIB-a.

5. Koje lične podatke obrađujemo?

U sklopu svojih istraga IG/IN prikuplja identifikacijske podatke, profesionalne podatke i podatke o umiješanosti u predmetni slučaj. Ti podaci mogu se koristiti kako bi se ocijenile tvrdnje o zabranjenom postupanju i ustanovilo je li došlo do nedoličnog ponašanja ili je li počinjena ikakva protupravna radnja. Mogu se koristiti i za potrebe kontaktiranja.

Konkretno, kategorije podataka koji se obrađuju mogu obuhvatati:

identifikacijske podatke nosioca podataka;
podatke o umiješanosti u slučaj, kao što su tvrdnje, sažeti prikazi činjenica i dokaza povezanih sa zabranjenim postupanjem ili kakvim drugim nedoličnim ponašanjem u koje je nosilac podataka umiješan, iskazi i izjave koje su pojedinci dali ili im se pripisuju u sklopu istrage ili PPI-a, komunikacije ili bilješke u kojima se nosilac podataka spominje u vezi s događajima koji su predmet istrage te informacije o ličnim odnosima;
profesionalne podatke, kao što su informacije o položajima, funkcijama i organizacijama fizičkog lica (sadašnjim i prijašnjim);
sve odluke o isključenju/zabrani koje se odnose na predmet istrage, kao i upućenja na nadležni organ koji ih je donio.

6. Gdje pribavljamo vaše lične podatke?

Podaci se mogu prikupljati na osnovu prijave člana osoblja Grupe EIB-a ili vanjskog prijavioca, uključujući anonimne ili povjerljive izvore, kao i na osnovu javno dostupnih informacija te u sklopu PPI-a kako je predviđeno članovima 62. i 63. Politike suzbijanja prevara Grupe EIB-a. Podaci se mogu prikupljati svim sredstvima predviđenim Politikom suzbijanja prevara Grupe EIB-a, što uključuje pristup svim relevantnim informacijama, dokumentaciji i objektima Grupe EIB-a i/ili projekata finansiranih njenim sredstvima, kao i traženje usmenih informacija od svih relevantnih osoba.

7. Kome se otkrivaju vaši podaci?

Pristup vašim podacima ima odgovorno osoblje IG/IN-a.

Osim toga, vaši podaci se mogu proslijediti određenim licima unutar Grupe EIB-a, kao i institucijama, organima, uredima i agencijama EU-a, međunarodnim organizacijama i/ili relevantnim ovlaštenim tijelima država članica, kandidatskih ili trećih zemalja kako bi se osiguralo propisno provođenje istrage, a u skladu s članovima od 4. do 6., od 9. do 11. i od 47. do 50. Uredbe (EU) 2018/1725.

Svi prikupljeni podaci mogu se dostaviti ovlaštenim tijelima predviđenim zakonom ili im ta tijela mogu pristupati (EPPO/OLAF/ERS/EDPS/OMBUDSMAN/Sud EU-a/nacionalni sudovi). Primaocima se ne smatraju organi javne vlasti koji mogu primati lične podatke u okviru određene istrage u skladu s pravom Unije ili države članice. Ti organi javne vlasti dužni su obradu tih podataka vršiti u skladu s primjenjivim pravilima o zaštiti podataka prema svrhama obrade.

IG/IN mora pojedinačno informirati relevantna lica uključena u njegove istrage: prijavioce, svjedoke i lica na koja se istraga odnosi. Za sve ostale nosioce podataka ta se obaveza ispunjava objavom obavještenja o zaštiti privatnosti na internetu.

8. Međunarodni prenosi podataka

Vaši podaci mogu se prenositi pravnim licima sa sjedištem izvan EU-a ili Evropskog ekonomskog prostora u skladu s tačkom 7. ove izjave, pri čemu se primjenjuju sljedeće zaštitne mjere:

odstupanja i/ili memorandumi o razumijevanju između EIB-a i trećih zemalja (članovi 47. i 48. te član 50. stav (1) tačke (d) i (e) Uredbe (EU) 2018/1725).

9. Koliko dugo čuvamo vaše lične podatke?

Vaše podatke čuvamo samo onoliko dugo koliko je to neophodno za svrhe opisane u ovoj izjavi o zaštiti podataka i u skladu s relevantnim politikama. Vaši lični podaci mogu se čuvati u spisima predmeta IG/IN-a najmanje pet, a najviše deset godina od zatvaranja istrage. Ako osnovanost iznesenih tvrdnji nije dokazana, vaši lični podaci mogu se čuvati najviše pet godina od zatvaranja predmeta.

10. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Vaša prava utvrđena su odjeljcima od 3. do 5. EU DPR-a.

Imate pravo od kontrolora dobiti potvrdu o tome obrađuju li se vaši lični podaci, a ako se obrađuju, imate pravo pristupiti svojim ličnim podacima obraćanjem kontroloru ili posredstvom EIB-ovog službenika za zaštitu podataka (pravo pristupa).
Imate pravo od kontrolora zatražiti ispravak svakog netačnog podatka i/ili dopunu nepotpunih ličnih podataka (pravo na ispravak).
Imate pravo od kontrolora zatražiti brisanje svojih ličnih podataka u skladu s članom 19. EU GDPR-a (pravo na zaborav).
Imate pravo od kontrolora zatražiti ograničenje obrade vaših ličnih podataka u sljedećim slučajevima (pravo na ograničenje obrade):
- (i) ako osporavate tačnost svojih podataka;
- (ii) ako je obrada podataka nezakonita, a vi se protivite njihovom brisanju;
- (iii) ako kontrolor više date lične podatke ne treba za potrebe obrade, ali ih trebate vi radi utvrđenja, ostvarivanja ili zaštite pravnih zahtjeva; ili
- (iv) ako ste na obradu vaših podataka podnijeli prigovor, a EIB nastoji ustanoviti ima li kontrolor legitimne razloge koji nadjačavaju vaše pravo na ograničenje obrade.

Imate pravo podnijeti prigovor na obradu ličnih podataka iz razloga koji se odnose na vašu posebnu situaciju, osim ako EIB dokaže da za obradu ili za utvrđenje, ostvarivanje ili zaštitu pravnih zahtjeva postoje uvjerljivi legitimni razlozi.
Imate pravo primiti svoje lične podatke od EIB-a u strukturiranom, uobičajeno korištenom i mašinski čitljivom formatu kako biste ih mogli prenijeti drugom kontroloru bez ometanja od strane EIB-a (pravo na prenosivost podataka.
Kada pravni osnov za obradu podataka čini njegova saglasnost, nosilac podataka ima pravo tu saglasnost bilo kada povući. Povlačenje saglasnosti ne utiče na zakonitost obrade na osnovu saglasnosti prije njenog povlačenja.
Na istrage EIB-a mogu se primjenjivati izuzeci i ograničenja prema članu 25. Uredbe (EU) 2018/1725 i relevantnoj odluci EIB-a. Relevantna odluka EIB-a dostupna je OVDJE
Imate pravo u bilo kojem trenutku podnijeti žalbu Evropskom nadzorniku zaštite podataka (www.edps.europa.eu) (pravo na podnošenje žalbe).

11. Kontaktirajte nas

Ako imate ikakvih pitanja o našoj obradi vaših ličnih podataka ili želite ostvariti neko od gore navedenih prava, kontaktirajte nas: Investigations@eib.org službenik za zaštitu podataka, g. Pelopidas Donos, e-poštom na p.donos@eib.org ili na sljedeću adresu:

Mr. Pelopidas Donos, European Investment Bank
98-100 Boulevard Konrad Adenauer, L-2950 Luxembourg (Grand Duchy of Luxembourg)