Declarație privind protecția datelor pentru investigații efectuate de Serviciul de investigații

1. Operator de date

Această declarație privind protecția datelor furnizează informații privind scopul prelucrării efectuate de Serviciul de investigații din cadrul Grupului BEI („IG/IN”), numit în continuare „BEI” sau „noi” în cursul investigaților desfășurate în scopul detectării și prevenirii fraudei, corupției și a altor tipuri de conduită interzisă care afectează activitățile Grupului BEI.

În cursul acestei activități, prelucrarea datelor cu caracter personal nu implică existența unui proces decizional automatizat, inclusiv crearea de profiluri.

2. Scopul prelucrării

Această declarație privind protecția datelor furnizează informații privind scopul prelucrării efectuate de BEI în cursul investigațiilor privind conduita interzisă și alte tipuri de abateri. BEI îndeplinește sarcini în exercitarea autorității cu care a fost împuternicită în conformitate cu dispozițiile Tratatelor și cu propriul Statut.

BEI vă prelucrează datele cu caracter personal în măsura în care este necesar astfel încât să poată desfășura și gestiona investigațiile, într-o manieră rezonabilă și adecvată, în conformitate cu legile și reglementările aplicabile. Datele cu caracter personal sunt prelucrate în conformitate cu Regulamentul (UE) 2018/1725 din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001 și a Deciziei nr. 1247/2002/CE (denumită în continuare RPD al UE).

În mod specific, BEI prelucrează datele cu caracter personal pentru scopul (scopurile) de mai jos așa cum este descris în înregistrare: IG/IN investighează sesizările credibile privind conduita interzisă în legătură cu operațiunile finanțate de Grupul BEI și efectuează verificări proactive privind integritatea (PIR) asupra operațiunilor sau activităților Grupului BEI astfel cum sunt definite în Politica antifraudă a Grupului BEI. La cerere, IG/IN efectuează investigații interne privind presupuse încălcări ale Codului de conduită al personalului Grupului BEI și ale Politicii Grupului BEI privind demnitatea în muncă. IG/IN își desfășoară investigațiile pe baza procedurilor de investigare ale BEI. Investigațiile efectuate de IG/IN sunt investigații administrative.

3. Temeiul juridic al prelucrării

Temeiul juridic pentru operațiunea de prelucrare constă în următoarele:

articolul 325 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene (TFUE);
articolul 18 din Statutul BEI și articolele 2 și 28 din Statutul FEI;
Regulamentul (UE, Euratom) 2018/1046 din 18 iulie 2018;
decizia Consiliului guvernatorilor BEI din 27 iulie 2004 privind cooperarea BEI cu OLAF;
Politica antifraudă a Grupului BEI;
Carta Serviciului Grupului BEI de investigare a fraudelor.

Alte politici relevante ale BEI sunt:

4. Categorii de persoane vizate

Următoarele categorii de persoane fizice (persoane vizate) sunt/pot fi vizate de prelucrarea în temeiul secțiunii 2 de mai sus:

Persoanele vizate sunt: - persoane implicate într-un caz care face obiectul unei investigații sau al unei verificări proactive privind integritatea morală efectuate de BEI; - persoane care au o relație cu persoana desemnată ca parte a unei investigații a Grupului BEI; - persoane înregistrate în sistemul de detectare timpurie și de excludere (EDES) al Comisiei.

Alte categorii de persoane vizate: - promotori, debitori, contractanți, furnizori, beneficiari, consultanți, intermediari, agenți, consilieri sau alte părți interesate într-un proiect finanțat de Grupul BEI și afiliații acestora; - ofertanți, contractanți, furnizori de materiale sau servicii, precum și alte persoane sau entități la care Grupul BEI apelează în nume propriu și subcontractanții acestora, dacă este cazul; - membrii organelor de conducere și ai personalului Grupului BEI.

5. Ce date cu caracter personal prelucrăm?

În contextul investigațiilor sale, IG/IN colectează date de identificare, date profesionale și date referitoare la implicarea în dosar. Aceste date pot fi utilizate pentru a evalua sesizările de conduită interzisă și pentru a stabili dacă a avut loc o abatere sau o încălcare. De asemenea, acestea pot fi utilizate și pentru contactare.

În special, categoriile de date prelucrate pot cuprinde:

datele de identificare ale persoanei vizate;
date privind implicarea în cazuri, cum ar fi acuzații, rezumatul faptelor și al probelor legate de conduita interzisă sau de alte abateri care implică persoana vizată, declarații și înregistrări făcute de persoane sau atribuite acestora în contextul unei investigații sau al unei verificări proactive privind integritatea, comunicări sau note care menționează persoana vizată în legătură cu evenimentele care fac obiectul investigației, informații privind relațiile personale;
date profesionale, cum ar fi posturile, funcțiile și organizațiile unei persoane (actuale sau din trecut);
Orice decizii de excludere referitoare la obiectul investigației și referințe la autoritatea care a emis decizia de excludere.

6. De unde obținem datele dumneavoastră cu caracter personal?

Datele pot fi colectate pe baza unei raportări făcute de un membru al personalului Grupului BEI sau de un informator extern, inclusiv de surse anonime sau confidențiale, pe baza informațiilor publice disponibile și în contextul verificărilor proactive privind integritatea, cum este prevăzut la articolele 62 și 63 din Politica antifraudă a Grupului BEI. Datele pot fi colectate prin oricare din mijloacele prevăzute în Politica antifraudă a Grupului BEI, inclusiv prin accesarea oricăror informații, documente sau incinte relevante ale Grupului BEI și/sau ale proiectelor finanțate de Grupul BEI, precum și prin solicitarea de informații verbale de la orice persoană relevantă.

7. Cui îi sunt divulgate datele dumneavoastră?

Personalul IG/IN responsabil are acces la datele dumneavoastră.

În plus, datele dumneavoastră pot fi transferate către persoane desemnate din Grupul BEI, precum și către instituții, organisme, birouri și agenții ale UE, organizații internaționale și/sau autorități relevante din statele membre, țările candidate sau din țări terțe, pentru a asigura buna desfășurare a anchetei și în conformitate cu articolele 4–6, 9–11 și 47–50 din Regulamentul (UE) nr. 2018/1725.

Orice date colectate pot fi furnizate autorităților prevăzute de lege sau accesate de acestea (EPPO/OLAF/CCE/AEPD/OMBUDSMAN/CJUE/instanțe judecătorești naționale). Autoritățile publice care pot primi date cu caracter personal în cadrul unei anumite investigații în conformitate cu dreptul Uniunii sau al unui stat membru nu sunt considerate destinatari. Prelucrarea acestor date de către autoritățile publice respective trebuie să fie în conformitate cu normele aplicabile în materie de protecție a datelor, în funcție de scopurile prelucrării.

IG/IN trebuie să informeze individual persoanele relevante în cadrul investigațiilor sale: informatori, martori și persoane implicate. Pentru toate celelalte persoane vizate obligația este respectată prin publicarea declarației de confidențialitate pe internet.

8. Transferuri internaționale

Datele dumneavoastră pot fi transferate către entități stabilite în afara UE sau a Spațiului Economic European, în conformitate cu secțiunea 7 de mai sus, fiind aplicate garanțiile de mai jos:

derogările și/sau memorandumurile de înțelegere dintre BEI și țări terțe (Regulamentul (UE) nr. 2018/1725), articolele 47, 48 și 50 alineatul (1), literele d), e).

9. Cât timp vă păstrăm datele cu caracter personal?

Păstrăm datele dumneavoastră numai atâta timp cât este necesar pentru scopurile descrise în această declarație privind protecția datelor și în conformitate cu politicile relevante. Datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi păstrate în dosarele IG/IN între cinci ani și zece ani de la închiderea investigației. În cazul în care sesizările respective nu se confirmă, datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi păstrate cel mult cinci ani de la închiderea dosarului.

10. Care sunt drepturile dumneavoastră și cum vi le puteți exercita?

Drepturile dumneavoastră sunt prevăzute în articolele 3–5 din RPD UE.

Aveți dreptul să obțineți de la operatorul de date confirmarea faptului că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt sau nu sunt prelucrate și, în caz afirmativ, să aveți acces la datele dumneavoastră cu caracter personal contactând Operatorul de date sau responsabilul cu protecția datelor de la BEI (dreptul de acces).
Aveți dreptul să solicitați operatorului să rectifice orice date inexacte și/sau să completeze datele cu caracter personal incomplete (dreptul la rectificare);
Aveți dreptul să solicitați operatorului să șteargă datele cu caracter personal care vă privesc în conformitate cu articolul 19 din RGPD UE (dreptul de a fi uitat).
Aveți dreptul să solicitați operatorului să restricționeze prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în următoarele cazuri (dreptul la restricționarea prelucrării):
- (i) dacă contestați exactitatea datelor dumneavoastră;
- (ii) dacă prelucrarea datelor este ilegală și vă opuneți ștergerii acestora;
- (iii) dacă operatorul nu mai are nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar dumneavoastră le solicitați pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță; sau
- (iv) dacă v-ați opus prelucrării datelor dumneavoastră, iar BEI verifică dacă drepturile legitime ale operatorului prevalează asupra drepturilor dumneavoastră la restricționare.

Aveți dreptul să vă opuneți prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal, pe motive legate de situația dumneavoastră particulară, în afară de cazul în care BEI demonstrează că are motive legitime și imperioase care justifică prelucrarea sau pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.
Aveți dreptul să primiți de la BEI datele dumneavoastră cu caracter personal într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat pentru a putea să vă transmiteți datele unui alt operator fără obstacole din partea BEI (dreptul la portabilitatea datelor).
Când temeiul juridic al prelucrării este consimțământul, persoana vizată are dreptul de a-și retrage în orice moment consimțământul. Retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia.
Investigațiile BEI pot fi supuse excepțiilor și restricțiilor în temeiul articolului 25 din Regulamentul (UE) nr. 2018/1725 și al deciziei BEI relevante. Decizia BEI în cauză este disponibilă AICI
Aveți dreptul să depuneți o plângere la Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor (www.edps.europa.eu) oricând (dreptul de a depune o plângere).

11. Contactați-ne

Dacă aveți întrebări cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal care vă privesc sau doriți să vă exercitați oricare din drepturile descrise mai sus, vă rugăm să ne contactați: Investigations@eib.org Responsabil cu protecția datelor, Dl. Pelopidas Donos, prin e-mail la adresa p.donos@eib.org sau la următoarea adresă:

Dl. Pelopidas Donos, European Investment Bank
98-100 Boulevard Konrad Adenauer, L-2950 Luxemburg (Grand Duchy of Luxembourg)