Tutkintajaoston suorittamaa tutkintaa koskeva tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, mihin tarkoituksiin EIP-ryhmän tutkintajaosto (”IG/IN”), jäljempänä ”EIP” tai ”me”, käsittelee tietoja tehdessään tutkintaa petosten, korruption ja muun EIP-ryhmän toimintaan vaikuttavan kielletyn toiminnan havaitsemiseksi ja estämiseksi.

Tässä yhteydessä henkilötietojen käsittelyyn ei liity automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.

2. Käsittelyn tarkoitus

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, mihin tarkoituksiin EIP käsittelee tietoja kiellettyjä menettelyjä ja muita väärinkäytöksiä tutkiessaan. Tehtäviään suorittaessaan EIP käyttää sille perussopimusten ja perussääntönsä mukaisesti kuuluvaa valtaa.

EIP käsittelee henkilötietojasi siinä määrin kuin on tarpeen tutkinnan suorittamiseksi ja hallinnoimiseksi. Tietoja käsitellään kohtuullisesti ja asianmukaisesti sekä sovellettavaa lainsäädäntöä ja määräyksiä noudattaen. Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 ja päätöksen N:o 1247/2002/EY kumoamisesta 23 päivänä lokakuuta 2018 annettua asetusta (EU) 2018/1725 (jäljempänä ”EU DPR”).

Tarkemmin sanottuna EIP käsittelee henkilötietoja erityisesti alla mainittuihin kirjattuihin tarkoituksiin: IG/IN tutkii uskottavat väitteet kielletyistä menettelyistä EIP-ryhmän rahoittamissa operaatioissa sekä tekee ennakoivia luotettavuustarkastuksia (Proactive Integrity Review, PIR) kaikissa EIP-ryhmän operaatioissa tai toimissa EIP-pankkiryhmän petostentorjuntapolitiikassa määritellyllä tavalla. IG/IN suorittaa pyynnöstä sisäistä tutkintaa, joka koskee EIP:n henkilöstön menettelytapasäännön ja EIP-ryhmän ihmisarvoisesta kohtelusta työyhteisössä annettujen toimintaperiaatteiden väitettyjä rikkomisia. IG/IN suorittaa tutkintansa EIP:n tutkintaperiaatteiden pohjalta. IG/IN:n tutkinta on hallinnollista tutkintaa.

3. Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperustana ovat

Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen (SEUT) 325 artikla
EIP:n perussäännön 18 artikla ja EIR:n perussäännön 2 ja 28 artiklat
asetus (EU, Euratom) 2018/1046, annettu 18. heinäkuuta 2018
EIP:n valtuuston päätös, tehty 27. heinäkuuta 2004, EIP:n yhteistyöstä OLAFin kanssa
EIP-pankkiryhmän petostentorjuntapolitiikka
EIP-pankkiryhmän väärinkäytösten tutkintajaoston perustamiskirja.

Muita asiaan liittyviä EIP:n toimintaperiaatteita ovat:

4. Rekisteröityjen ryhmät

Edellä kohdassa 2 tarkoitetun henkilötietojen käsittelyn kohteena ovat/voivat olla seuraavat henkilöryhmät (rekisteröidyt):

Kohteena olevat rekisteröidyt: –Henkilöt, jotka ovat osallisina EIP:n tutkimassa tapauksessa tai PIR-tarkastuksessa; – Henkilöt, joilla on suhde EIP-ryhmän tutkintaan osalliseksi nimettyyn henkilöön; – Henkilöt, jotka on rekisteröity komission varhaishavainta- ja poissulkemisjärjestelmään (EDES).

Muut rekisteröityjen ryhmät: – EIP-ryhmän rahoittamien hankkeiden hankekehittäjät, lainanottajat, urakoitsijat, toimittajat, edunsaajat, konsultit, välittäjät, asiamiehet, neuvonantajat tai muut osapuolet sekä edellä mainittujen sidosyritykset; – EIP-ryhmän omiin hankintoihin liittyvät tarjouksen tekijät, urakoitsijat, toimittajat, palveluntarjoajat ja muut henkilöt tai tahot sekä niiden mahdolliset alihankkijat; – EIP-ryhmän hallintoelinten jäsenet ja henkilöstö.

5. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

IG/IN kerää tutkintansa yhteydessä tunnistamistietoja, ammatillisia tietoja ja tietoja osallisuudesta tutkittavaan tapaukseen. Näitä tietoja voidaan käyttää kiellettyjä menettelyjä koskevien väitteiden arviointiin ja sen määrittämiseen, onko väärinkäytöksiä tai rikkomuksia tapahtunut. Niitä voidaan käyttää myös yhteydenottotarkoituksiin.

Käsiteltäviä tietoryhmiä voivat olla erityisesti:

rekisteröidyn tunnistamistiedot
tutkittavaan tapaukseen liittyvät tiedot, kuten esitetyt väitteet, rekisteröidyn kiellettyyn menettelyyn tai muuhun väärinkäytökseen liittyvien tosiseikkojen ja todisteiden yhteenveto; yksittäisten henkilöiden tutkinnan tai PIR-tarkastuksen yhteydessä antamat tai heihin liitetyt lausunnot ja tallenteet; viestit tai muistiinpanot, joissa rekisteröity mainitaan tutkinnan kohteena olevien tapahtumiin yhteydessä; henkilökohtaisia suhteita koskevat tiedot
ammatilliset tiedot, kuten henkilön (nykyiset ja aiemmat) asemat, tehtävät ja organisaatiot
tutkinnan kohteena olevaa henkilöä koskevat mahdolliset päätökset poissulkemisesta tai erottamisesta sekä viittaukset tällaisen poissulkemis- tai erottamispäätöksen tehneeseen viranomaiseen.

6. Mistä saamme henkilötietoja?

Tietoja voidaan kerätä EIP-ryhmän työntekijän tai ulkopuolisen tiedonantajan (myös nimettömien tai luottamuksellisten lähteiden) tekemän ilmoituksen perusteella, julkisesti saatavilla olevien tietojen perusteella sekä EIP-pankkiryhmän petostentorjuntapolitiikan 62 ja 63 artiklan mukaisen PIR-tarkastuksen yhteydessä. Tietoja voidaan kerätä millä tahansa EIP-pankkiryhmän petostentorjuntapolitiikassa tarkoitetulla tavalla, mm. tutustumalla kaikkiin EIP-ryhmän hankkeiden ja/tai EIP-ryhmän rahoittamien hankkeiden asiaankuuluviin tietoihin, asiakirjoihin ja tiloihin sekä pyytämällä suullisia tietoja kaikilta asianomaisilta henkilöiltä.

7. Kenelle tietoja voidaan luovuttaa?

Vastuullisella IG/IN-henkilöstöllä on pääsy tietoihisi.

Lisäksi tietojasi voidaan siirtää EIP-ryhmän nimetyille henkilöille sekä EU:n toimielimille, elimille, virastoille ja laitoksille, kansainvälisille järjestöille ja/tai jäsenvaltioiden, ehdokasmaiden tai kolmansien maiden asianomaisille viranomaisille tutkinnan asianmukaisen suorittamisen varmistamiseksi. Tässä toimitaan asetuksen (EU) 2018/1725 4–6, 9–11 ja 47–50 artiklan puitteissa.

Kaikkia kerättyjä tietoja voidaan luovuttaa tai antaa tarkasteltavaksi lainsäädännössä mainituille viranomaisille (EPPO/OLAF/ETT/EDPS/OIKEUSASIAMIES/EUT/kansalliset tuomioistuimet). Niitä julkisia viranomaisia, jotka voivat saada henkilötietoja Euroopan unionin tai jäsenvaltion lainsäädännön nojalla jonkin tietyn tutkinnan yhteydessä, ei katsota vastaanottajiksi. Julkisten viranomaisten suorittama tietojen käsittely tapahtuu sovellettavien tietosuojamääräysten ja käsittelyn tarkoituksen mukaisesti.

IG/IN:n on tiedotettava tutkinnastaan henkilökohtaisesti siihen liittyville henkilöille, eli ilmiantajille, todistajille ja asianomaisille henkilöille. Kaikkien muiden rekisteröityjen osalta velvoite täytetään julkaisemalla tietosuojaseloste internetissä.

8. Henkilötietojen kansainväliset siirrot

Tietojasi voidaan siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle sijoittautuneisiin yksiköihin edellä olevan kohdan 7 mukaisesti, jolloin käytössä ovat seuraavat suojatoimet:

EIP:n ja kolmansien maiden väliset poikkeukset ja/tai yhteisymmärryspöytäkirjat (asetuksen (EU) 2018/1725 47 ja 48 artikla sekä 50 artiklan 1 kohdan d ja e alakohta).

9. Miten pitkään henkilötietoja säilytetään?

Säilytämme tietojasi vain niin pitkään kuin on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten asiaa koskevien periaatteiden mukaisesti. Henkilötietojasi voidaan säilyttää IG/IN:n tapausarkistossa vähintään viisi vuotta ja enintään kymmenen vuotta tutkinnan päättymisen jälkeen. Jos asiaan liittyviä väitteitä ei näytetty toteen, henkilötietojasi voidaan säilyttää enintään viiden vuoden ajan tapauksen käsittelyn päättymisestä.

10. Mitkä ovat oikeutesi ja miten voit käyttää niitä?

Sinulla on EU DPR -asetuksen 3–5 jaksossa kuvatut oikeudet.

Sinulla on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus, että sinua koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä. Lisäksi jos henkilötietojasi käsitellään, sinulla on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihisi ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään tai EIP:n tietosuojavastaavan kautta (oikeus saada pääsy tietoihin).
Sinulla on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ja/tai täydentää puutteelliset tiedot (oikeus tietojen oikaisemiseen).
Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjää poistamaan henkilötietosi EU DPR -asetuksen 19 artiklan mukaisesti (oikeus tulla unohdetuksi).
Sinulla on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä seuraavissa tapauksissa (oikeus käsittelyn rajoittamiseen):
- (i) kiistät tietojesi paikkansapitävyyden
- (ii) henkilötietojen käsittely on lainvastaista ja vastustat niiden poistamista
- (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, tai
- (iv) olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä ja EIP pyrkii todentamaan, syrjäyttävätkö EIP:n oikeutetut perusteet rekisterinpitäjänä rajoitusoikeutesi.

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella, ellei EIP voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy tai että käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Sinulla on oikeus saada itseäsi koskevat henkilötiedot EIP:ltä jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle EIP:n estämättä (oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen).
Jos tietojenkäsittely perustuu sinun suostumukseesi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
EIP:n tutkintaan voidaan soveltaa asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan sekä asiaa koskevan EIP:n päätöksen mukaisia poikkeuksia ja rajoituksia. Asiaa koskeva EIP:n päätös on saatavilla tästä linkistä.
Sinulla on milloin tahansa oikeus tehdä kantelu Euroopan tietosuojavaltuutetulle (www.edps.europa.eu) (oikeus tehdä kantelu).

11. Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä tai jos haluat käyttää jotakin edellä kuvatuista oikeuksistasi, ota meihin yhteyttä osoitteeseen: Investigations@eib.org. Tietosuojavastaavana toimii Pelopidas Donos, sähköpostiosoite p.donos@eib.org ja postiosoite

Mr. Pelopidas Donos, European Investment Bank
98-100 Boulevard Konrad Adenauer, L-2950 Luxembourg (Grand Duchy of Luxembourg)