Oświadczenie o ochronie danych na potrzeby dochodzeń prowadzonych przez Wydział Dochodzeń

1. Administrator

Niniejsze oświadczenie o ochronie danych zawiera informacje na temat celu przetwarzania danych przez Wydział Dochodzeń Grupy EBI („IG/IN”), zwany dalej „EBI” lub „my”, w ramach dochodzeń prowadzonych w celu wykrywania nadużyć finansowych, korupcji i innych zabronionych działań mających wpływ na działalność Grupy EBI oraz w celu przeciwdziałania im.

Przetwarzanie danych osobowych w ramach tej działalności nie wiąże się ze zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji, w tym z profilowaniem.

2. Cel przetwarzania

Niniejsze oświadczenie o ochronie danych zawiera informacje na temat celu przetwarzania danych przez EBI w ramach dochodzeń prowadzonych w celu wykrycia niedozwolonego postępowania oraz innych uchybień. EBI wykonuje zadania w ramach przyznanych mu kompetencji zgodnie z postanowieniami Traktatów oraz swojego Statutu.

EBI przetwarza Państwa dane osobowe w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia dochodzeń oraz zarządzania tymi dochodzeniami, w sposób uzasadniony i właściwy, zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawowymi i wykonawczymi. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem (UE) 2018/1725 z dnia 23 października 2018 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje, organy i jednostki organizacyjne Unii i swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 45/2001 i decyzji nr 1247/2002/WE (zwanym dalej „unijnym RODO”).

EBI przetwarza dane osobowe w szczególności w celach opisanych poniżej: IG/IN bada wiarygodne zarzuty dotyczące niedozwolonego postępowania w odniesieniu do operacji finansowanych przez Grupę EBI i przeprowadza proaktywne przeglądy rzetelności w odniesieniu do wszelkich operacji lub działań Grupy EBI określonych w polityce Grupy EBI w zakresie zwalczania nadużyć finansowych. Na żądanie IG/IN przeprowadza wewnętrzne dochodzenia w sprawie domniemanych naruszeń Kodeksu postępowania dla pracowników Grupy EBI i polityki godności w miejscu pracy Grupy EBI. IG/IN prowadzi dochodzenia na podstawie procedur dochodzeniowych EBI. Dochodzenia prowadzone przez IG/IN są dochodzeniami administracyjnymi.

3. Podstawa prawna przetwarzania

Podstawę prawną operacji przetwarzania stanowią:

art. 325 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE);
art. 18 Statutu EBI oraz art. 2 i 28 Statutu EFI;
rozporządzenie (UE, Euratom) 2018/1046 z dnia 18 lipca 2018 r.;
decyzja Rady Gubernatorów EBI z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie współpracy EBI z OLAF;
polityka Grupy EBI w zakresie zwalczania nadużyć finansowych;
karta Wydziału Dochodzeń Grupy EBI w sprawie Nadużyć Finansowych.

Dodatkowe istotne zasady EBI to:

4. Kategorie osób, których dane dotyczą

Przetwarzanie danych na podstawie pkt 2 powyżej dotyczy lub może dotyczyć następujących kategorii osób fizycznych (osób, których dane dotyczą):

Osoby, których dane dotyczą: - osoby fizyczne, które są zaangażowane w sprawę będącą przedmiotem dochodzenia lub w ramach proaktywnego przeglądu rzetelności prowadzonego przez EBI; - osoby fizyczne, które mają związek z osobą fizyczną wyznaczoną w ramach dochodzenia prowadzonego przez Grupę EBI; - osoby fizyczne zarejestrowane w systemie wczesnego wykrywania i wykluczania Komisji.

Inne kategorie osób, których dane dotyczą: - promotorzy, kredytobiorcy, wykonawcy, dostawcy, beneficjenci, konsultanci, pośrednicy, agenci, doradcy lub inne strony zainteresowane projektem finansowanym przez Grupę EBI i podmioty powiązane z wyżej wymienionymi; - oferenci, wykonawcy, dostawcy, usługodawcy i inne osoby lub podmioty, którym Grupa EBI zleciła realizację projektu na własny rachunek, oraz ich ewentualni podwykonawcy; - członkowie organów zarządzających i personel Grupy EBI.

5. Jakie dane osobowe przetwarza EBI?

W kontekście prowadzonych dochodzeń IG/IN zbiera dane identyfikacyjne, dotyczące działalności zawodowej, a także dotyczące zaangażowania w sprawę. Dane te mogą być wykorzystywane do oceny zarzutów popełnienia czynu niedozwolonego oraz stwierdzenia, czy popełniono uchybienie lub wykroczenie. Mogą one również służyć do nawiązania kontaktu.

W szczególności kategorie przetwarzanych danych mogą obejmować:

dane identyfikacyjne podmiotu, którego dane dotyczą;
dane dotyczące zaangażowania w sprawę takie jak zarzuty, podsumowanie faktów i dowodów związanych z niedozwolonym postępowaniem lub innym uchybieniem z udziałem podmiotu, oświadczenia i zapisy sporządzone przez osoby fizyczne lub przypisane im w kontekście dochodzenia lub proaktywnego przeglądu rzetelności, komunikaty lub notatki, w których jest mowa o podmiocie, którego dane dotyczą, w związku z wydarzeniami będącymi przedmiotem dochodzenia, informacje dotyczące relacji osobistych;
dane dotyczące obecnej i przeszłej działalności zawodowej takie jak stanowiska i funkcje danej osoby oraz organizacje, do których osoba ta należy bądź należała;
wszelkie decyzje o wykluczeniu/prekluzji dotyczące przedmiotu dochodzenia oraz odniesienia do organu, który wydał decyzję o wykluczeniu/prekluzji.

6. Skąd EBI pozyskuje Państwa dane osobowe?

Dane mogą być zbierane na podstawie zgłoszenia członka personelu Grupy EBI lub zewnętrznego informatora (mogą także pochodzić z anonimowego lub poufnego źródła) oraz na podstawie informacji dostępnych publicznie, a także w kontekście proaktywnych przeglądów rzetelności, jak przewidziano w art. 62 i 63 polityki Grupy EBI w zakresie zwalczania nadużyć finansowych. Dane mogą być gromadzone za pomocą wszelkich środków określonych w polityce Grupy EBI w zakresie zwalczania nadużyć finansowych, w tym poprzez uzyskanie dostępu do stosownych informacji, dokumentów i pomieszczeń Grupy EBI i/lub projektów finansowanych przez Grupę EBI oraz przez zwrócenie się o ustne informacje do osoby mającej związek ze sprawą.

7. Komu ujawniane są Państwa dane?

Dostęp do Państwa danych ma odpowiedzialny pracownik IG/IN.

Ponadto Państwa dane mogą zostać przekazane wyznaczonym osobom w Grupie EBI, a także w unijnych instytucjach, organach i jednostkach organizacyjnych, organizacjach międzynarodowych i/lub właściwych organach w państwach członkowskich, państwach kandydujących lub krajach trzecich w celu zapewnienia prawidłowego przebiegu dochodzenia oraz na podstawie art. 4–6, 9–11 i 47–50 rozporządzenia (UE) 2018/1725.

Zgromadzone dane mogą być przekazane lub udostępnione organom przewidzianym prawem (EPPO/ OLAF/ ETO/ EIOD/ Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich/ Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej/ sądy krajowe). Organy publiczne, które zgodnie z prawem Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego mogą otrzymywać dane osobowe w ramach konkretnego dochodzenia, nie są uznawane za ich odbiorców. Przetwarzanie danych przez wymienione organy publiczne odbywa się zgodnie z obowiązującymi zasadami ochrony danych, stosownie do celów tego przetwarzania.

IG/IN ma obowiązek indywidualnego informowania osób uczestniczących w dochodzeniach: informatorów, świadków i osób objętych dochodzeniem. W przypadku wszystkich innych osób, których dane dotyczą, obowiązek ten jest spełniany przez opublikowanie informacji o polityce prywatności w internecie.

8. Przekazywanie danych za granicę

Państwa dane mogą być przekazywane podmiotom mającym siedzibę poza UE lub Europejskim Obszarem Gospodarczym, zgodnie z pkt 7 powyżej przy zastosowaniu poniższych zabezpieczeń:

odstępstwa i/lub protokoły ustaleń między EBI a państwami trzecimi (rozporządzenie (UE) 2018/1725), art. 47, 48 i 50 ust. 1 lit. d) i e).

9. Jak długo EBI przechowuje Państwa dane osobowe?

EBI przechowuje Państwa dane jedynie tak długo, jak jest to konieczne w celach opisanych w niniejszym oświadczeniu o ochronie danych, oraz zgodnie ze stosownymi zasadami. Państwa dane mogą być przechowywane w aktach IG/IN przez co najmniej pięć lat i do dziesięciu lat po zamknięciu dochodzenia. Jeżeli podniesione zarzuty okażą się nieuzasadnione, Państwa dane osobowe mogą być przechowywane przez okres maksymalnie pięciu lat od zamknięcia sprawy.

10. Jakie są Państwa prawa i jak można z nich korzystać?

Państwa prawa są określone w art. 3–5 unijnego RODO.

Mają Państwo prawo do uzyskania potwierdzenia od administratora, czy Państwa dane są przetwarzane, a jeśli tak jest – prawo dostępu do swoich danych osobowych poprzez kontakt z administratorem lub za pośrednictwem inspektora ochrony danych EBI (prawo dostępu).
Mają Państwo prawo żądać od administratora sprostowania wszelkich nieprawidłowych danych lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych (prawo do sprostowania).
Mają Państwo prawo żądać od administratora usunięcia swoich danych osobowych zgodnie z art. 19 unijnego RODO (prawo do „bycia zapomnianym”).
Mają Państwo prawo żądać od administratora ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych w następujących przypadkach (prawo do ograniczenia przetwarzania):
- (i) jeśli kwestionują Państwo prawidłowość swoich danych;
- (ii) jeśli przetwarzanie Państwa danych jest niezgodne z prawem, a Państwo sprzeciwiają się ich usunięciu;
- (iii) jeśli administrator nie potrzebuje już Państwa danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one Państwu potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub
- (iv) jeśli wnieśli Państwo sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych, a EBI dąży do ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie EBI – jako administratora – są nadrzędne wobec podstaw Państwa sprzeciwu.

Mają Państwo prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, chyba że EBI wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania lub podstaw do ustalenia, dochodzenia bądź obrony roszczeń.
Mają Państwo prawo otrzymania od EBI swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania ich innemu administratorowi bez przeszkód ze strony EBI (prawo do przenoszenia danych).
Gdy podstawą prawną przetwarzania jest zgoda podmiotu, którego dane dotyczą, osoba ta ma prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
Na podstawie art. 25 rozporządzenia (UE) 2018/1725 oraz stosownego postanowienia EIB do dochodzeń EIB mogą mieć zastosowanie wyjątki i ograniczenia. Stosowne postanowienie EIB jest dostępne tutaj.
Mają Państwo prawo w każdej chwili złożyć skargę do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (www.edps.europa.eu) (prawo do wniesienia skargi).

11. Kontakt z EBI

W razie jakichkolwiek pytań dotyczących przetwarzania przez nas danych osobowych lub zamiaru skorzystania z któregokolwiek z praw opisanych powyżej, prosimy o przesłanie wiadomości e-mail na jeden z poniższych adresów e-mail: Investigations@eib.org lub p.donos@eib.org, inspektor ochrony danych Pelopidas Donos. Można się z nami skontaktować także pod poniższym adresem:

Pelopidas Donos, European Investment Bank
98-100 Boulevard Konrad Adenauer, L-2950 Luxembourg (Grand Duchy of Luxembourg)