Izjava o zaštiti podataka u istragama koje provodi Odsjek za istrage

1. Voditelj obrade podataka

Ova izjava o zaštiti podataka sadrži informacije o svrsi obrade koju Odsjek za istrage Grupe EIB-a („IG/IN”) (dalje u tekstu: „EIB” ili „mi”) obavlja tijekom istraga koje se provode radi otkrivanja i sprečavanja prijevara, korupcije i svih drugih nedopuštenih postupanja koja negativno utječu na poslovanje Grupe EIB-a.

Tijekom te aktivnosti, obrada osobnih podataka ne uključuje primjenu automatiziranog donošenja odluka, pa tako ni izradu profila.

2. Svrha obrade

Ova izjava o zaštiti podataka sadrži informacije o svrsi obrade koju EIB obavlja tijekom istraga u slučajevima nedopuštenog postupanja ili drugih vrsta nedoličnog ponašanja. EIB izvršava zadaće na temelju ovlasti koje su mu dane u skladu s odredbama Ugovorȃ EU-a i njegova Statuta.

EIB obrađuje vaše osobne podatke u mjeri u kojoj je to potrebno kako bi mogao provoditi istrage i njima upravljati, na razuman i primjeren način te u skladu s mjerodavnim zakonima i propisima. Osobni podaci obrađuju se u skladu s Uredbom (EU) 2018/1725 od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001 i Odluke br. 1247/2002/EZ (dalje u tekstu: OUZP).

Konkretno, EIB obrađuje osobne podatke u jednu ili više sljedećih svrha, kako je opisano u evidenciji: IG/IN istražuje vjerodostojne navode o nedopuštenom postupanju u projektima financiranima sredstvima Grupe EIB-a te provodi proaktivne provjere integriteta (PPI) u vezi sa svakim poslom ili aktivnošću Grupe EIB-a, a kako je određeno u njezinoj Politici suzbijanja prijevara. Na zahtjev, IG/IN provodi unutarnje istrage u vezi s navodnim povredama Kodeksa ponašanja osoblja Grupe EIB-a te njezine Politike dostojanstva na radnom mjestu. IG/IN svoje istrage provodi na temelju Istražnih postupaka EIB-a. Istrage koje provodi IG/IN smatraju se upravnim istragama.

3. Pravna osnova za obradu

Pravne osnove za postupak obrade su:

članak 325. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU-a);
članak 18. Statuta EIB-a i članci 2. i 28. Statuta EIF-a;
Uredba (EU, Euratom) br. 2018/1046 od 18. srpnja 2018.;
Odluka Vijeća guvernera EIB-a od 27. srpnja 2004. o suradnji EIB-a s OLAF-om;
Politika suzbijanja prijevara Grupe EIB-a; i
Povelja Odsjeka za istrage prijevara Grupe EIB-a.

Osim toga, od značaja su i sljedeće politike EIB-a:

4. Kategorije ispitanika

Obrada podataka iz točke 2. ove izjave odnosi se / može se odnositi na sljedeće kategorije pojedinaca (ispitanika):

Ispitanici povezani s istragom: - pojedinci umiješani u slučaj koji je predmet istrage ili PPI-ja koji provodi EIB; - pojedinci koji su u odnosu s osobom za koju je određeno da je dio istrage koju provodi Grupa EIB-a; - pojedinci evidentirani u Komisijinu Sustavu ranog otkrivanja i isključenja (EDES-u).

Ostale kategorije ispitanika: - nositelji projekata, zajmoprimci, izvođači, dobavljači, korisnici, konzultanti, posrednici, zastupnici, savjetnici ili druge zainteresirane strane u projektima financiranima sredstvima Grupe EIB-a, kao i njihovi povezani subjekti; - ponuditelji, dobavljači, pružatelji usluga i druge osobe ili subjekti koje je Grupa EIB-a angažirala za vlastiti račun, kao i njihovi podizvođači, ako ih ima; - članovi upravljačkih tijela i zaposlenici Grupe EIB-a.

5. Koje osobne podatke obrađujemo?

U okviru svojih istraga, IG/IN prikuplja identifikacijske podatke, profesionalne podatke i podatke o umiješanosti u predmetni slučaj. Ti podaci mogu se koristiti kako bi se ocijenili navodi o nedopuštenom postupanju i utvrdilo je li počinjen ikakav prekršaj ili protupravna radnja. Mogu se koristiti i za potrebe kontaktiranja.

Konkretno, kategorije podataka koji se obrađuju mogu obuhvaćati:

identifikacijske podatke ispitanika;
podatke o umiješanosti u slučaj, kao što su navodi, sažeti prikazi činjenica i dokaza povezanih s nedopuštenim postupanjem ili kakvim drugim nedoličnim ponašanjem u koje je ispitanik umiješan, iskazi i izjave koje su pojedinci dali ili im se pripisuju u okviru istrage ili PPI-ja, prepiske ili bilješke u kojima se ispitanik spominje u vezi s događajima koji su predmet istrage te informacije o osobnim odnosima;
profesionalne podatke, kao što su informacije o radnim mjestima, dužnostima i organizacijama pojedinca (sadašnjim i prijašnjim);
sve odluke o isključenju/zabrani koje se odnose na predmet istrage, kao i upućivanja na nadležno tijelo koje ih je donijelo.

6. Gdje pribavljamo vaše osobne podatke?

Podaci se mogu prikupljati na temelju prijave zaposlenika Grupe EIB-a ili vanjskog podnositelja prijave, uključujući anonimne ili povjerljive izvore, kao i na temelju javno dostupnih informacija te u okviru PPI-ja kako je predviđeno člancima 62. i 63. Politike suzbijanja prijevara Grupe EIB-a. Podaci se mogu prikupljati svim sredstvima predviđenima Politikom suzbijanja prijevara Grupe EIB-a, što uključuje pristup svim bitnim informacijama, dokumentaciji i lokacijama Grupe EIB-a i/ili projekata financiranih njezinim sredstvima, kao i traženje usmenih informacija od svih mjerodavnih osoba.

7. Kome se vaši podaci otkrivaju?

Pristup vašim podacima ima odgovorno osoblje IG/IN-a.

K tome, vaši podaci mogu se proslijediti mjerodavnim osobama unutar Grupe EIB-a, kao i institucijama, tijelima, uredima i agencijama EU-a, međunarodnim organizacijama i/ili nadležnim tijelima država članica, zemalja kandidatkinja ili trećih zemalja, kako bi se osiguralo propisno provođenje istrage koje je u skladu s člancima 4. do 6., 9. do 11. i 47. do 50. Uredbe (EU) 2018/1725.

Svi prikupljeni podaci mogu se dostaviti tijelima ili im mogu pristupiti tijela predviđena zakonom (EPPO/OLAF/ERS/EDPS/OMBUDSMAN/Sud EU-a/domaći sudovi). Tijela javne vlasti koja mogu primiti osobne podatke u okviru određene istrage u skladu s pravom Unije ili države članice ne smatraju se primateljima. Obrada tih podataka koju obavljaju ta tijela javne vlasti u skladu je s mjerodavnim pravilima o zaštiti podataka prema svrhama obrade.

IG/IN dužan je pojedinačno obavješćivati relevantne osobe uključene u njegove istrage: prijavitelje, svjedoke i osobe na koje se istraga odnosi. Za sve druge ispitanike ta se obveza ispunjava objavom obavijesti o zaštiti privatnosti na internetu.

8. Međunarodni prijenosi

Vaši podaci mogu se prenositi subjektima s poslovnim nastanom izvan EU-a ili Europskog gospodarskog prostora u skladu s točkom 7. ove izjave i uz primjenu sljedećih zaštitnih mjera:

odstupanja i/ili memoranduma o razumijevanju između EIB-a i trećih zemalja (članci 47. i 48. te članak 50. stavak 1. točke (d) i (e) Uredbe (EU) 2018/1725).

9. Koliko dugo čuvamo vaše osobne podatke?

Vaše podatke čuvamo samo onoliko dugo koliko je to potrebno u svrhe opisane u ovoj izjavi o zaštiti podataka i u skladu s mjerodavnim politikama. Nakon zatvaranja istrage, vaši osobni podaci mogu se čuvati u spisima predmeta IG/IN-a najmanje pet, a najviše deset godina. Ako osnovanost iznesenih navoda nije dokazana, vaši osobni podaci mogu se čuvati najviše pet godina od zatvaranja predmeta.

10. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Vaša su prava utvrđena odjeljcima od 3. do 5. OUZP-a.

Imate pravo od voditelja obrade dobiti potvrdu o tome obrađuju li se vaši osobni podaci ili ne, a ako se obrađuju, pristupiti svojim osobnim podacima obraćanjem voditelju obrade ili posredstvom EIB-ova službenika za zaštitu podataka (pravo na pristup).
Imate pravo od voditelja obrade zatražiti ispravak svakog netočnog podatka i/ili dopunu nepotpunih osobnih podataka (pravo na ispravak).
Imate pravo od voditelja obrade zatražiti brisanje svojih osobnih podataka u skladu s člankom 19. OUZP-a (pravo na zaborav).
Imate pravo od voditelja obrade zatražiti ograničenje obrade svojih osobnih podataka u sljedećim slučajevima (pravo na ograničenje obrade):
- i. ako osporavate točnost svojih podataka;
- ii. ako je obrada podataka nezakonita, a vi se protivite njihovu brisanju;
- iii. ako voditelj obrade više ne treba predmetne osobne podatke za potrebe obrade, ali ih trebate vi radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva; ili
- iv. ako ste podnijeli prigovor na obradu svojih podataka, a EIB želi utvrditi ima li voditelj obrade legitimne razloge koji imaju prednost pred vašim pravom na ograničenje obrade.

Na temelju svoje posebne situacije imate pravo podnijeti prigovor na obradu osobnih podataka, osim ako EIB dokaže da postoje uvjerljivi legitimni razlozi za obradu ili za postavljanje, ostvarivanje ili obranu pravnih zahtjeva.
Imate pravo zaprimiti svoje osobne podatke od EIB-a u strukturiranom, uobičajeno upotrebljavanom i strojno čitljivom formatu kako biste ih mogli prenijeti drugom voditelju obrade bez ometanja od strane EIB-a (pravo na prenosivost podataka.
Ako pravnu osnovu za obradu podataka čini njegova privola, ispitanik ima pravo u svakom trenutku povući tu privolu. Povlačenje privole ne utječe na zakonitost obrade na temelju privole prije njezina povlačenja.
Na istrage EIB-a mogu se primjenjivati iznimke i ograničenja temeljem članka 25. Uredbe (EU) 2018/1725 i mjerodavne odluke EIB-a. Mjerodavna odluka EIB-a dostupna je OVDJE
Imate pravo podnijeti pritužbu Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (www.edps.europa.eu) u bilo kojem trenutku (pravo na podnošenje pritužbe).

11. Obratite nam se

Ako imate ikakvih pitanja o našoj obradi vaših osobnih podataka ili želite ostvariti neko od prethodno navedenih prava, svakako nam se obratite: Investigations@eib.org službenik za zaštitu podataka, g. Pelopidas Donos, e-poštom na p.donos@eib.org ili na sljedeću adresu:

Mr. Pelopidas Donos, European Investment Bank
98-100 Boulevard Konrad Adenauer, L-2950 Luxembourg (Grand Duchy of Luxembourg)