Izjava o varstvu podatkov za preiskave, ki jih izvaja preiskovalna divizija

1. Upravljavec

Izjava o varstvu podatkov vsebuje informacije o namenu obdelave, ki jo izvaja preiskovalna divizija skupine EIB (»EIB« ali »mi«) v okviru preiskav zaradi odkrivanja in preprečevanja goljufij, korupcije in drugih prepovedanih ravnanj, ki vplivajo na dejavnosti skupine EIB.

Obdelava osebnih podatkov v okviru te dejavnosti ne vključuje avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov.

2. Namen obdelave

Izjava o varstvu podatkov vsebuje informacije o namenu obdelave, ki jo izvaja EIB v okviru preiskav prepovedanega ravnanja in drugih vrst kršitev. EIB opravlja naloge na podlagi pooblastil, ki so ji podeljena v skladu z določbami Pogodb in njenega statuta.

EIB vaše osebne podatke obdeluje, kolikor je potrebno, da lahko izvaja in vodi preiskave razumno in ustrezno ter skladno z veljavnimi zakoni in predpisi. Osebni podatki se obdelujejo v skladu z Uredbo (EU) 2018/1725 z dne 23. oktobra 2018 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah, organih, uradih in agencijah Unije in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Uredbe (ES) št. 45/2001 in Sklepa št. 1247/2002/ES (»Uredba EU o varstvu podatkov«).

EIB obdeluje podatke v spodaj navedene namene, opisane v evidenci. Preiskovalna divizija preiskuje verodostojne navedbe o prepovedanem ravnanju v poslih, ki jih financira skupina EIB, ter izvaja proaktivne preglede integritete v zvezi s katerim koli poslom ali dejavnostjo skupine EIB, kot je določeno v Politiki boja proti goljufijam skupine EIB. Preiskovalna divizija na zahtevo izvaja notranje preiskave domnevnih kršitev Kodeksa ravnanja zaposlenih skupine EIB in Politike o dostojanstvu pri delu skupine EIB. Preiskovalna divizija izvaja preiskave na podlagi Preiskovalnih postopkov. Preiskave, ki jih izvaja preiskovalna divizija, so upravne preiskave.

3. Pravna podlaga obdelave

Pravna podlaga obdelave:

člen 325 Pogodbe o delovanju Evropske unije (PDEU);
člen 18 statuta EIB ter člena 2 in 28 statuta EIF;
Uredba (EU, Euratom) 2018/1046 z dne 18. julija 2018;
sklep sveta guvernerjev EIB z dne 27. julija 2004 glede sodelovanja EIB z uradom OLAF;
Politika boja proti goljufijam skupine EIB;
Listina divizije za preiskovanje goljufij EIB.

Druge upoštevne politike EIB:

4. Kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki

Obdelava iz točke 2 (lahko) zadeva naslednje kategorije posameznikov (na katere se nanašajo osebni podatki):

Zadevne posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki: - posameznike, ki so vključeni v primer, ki se preiskuje, ali v proaktivni pregled integritete s strani EIB; - posameznike, ki so povezani s posameznikom, ki je določen kot del preiskave skupine EIB; - posameznike, zavedene v sistemu Komisije za zgodnje odkrivanje in izključitev (EDES).

Druge kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki: - nosilce projektov, posojilojemalce, izvajalce, dobavitelje, upravičence, konzultante, posrednike, agente, svetovalce ali druge zainteresirane stranke v projektu, ki ga financira skupina EIB, ter njihove povezane osebe; - ponudnike, izvajalce, dobavitelje, ponudnike storitev in druge osebe ali subjekte, ki jim skupina EIB oddaja naročila za svoj račun, ter njihove morebitne podizvajalce; - člane organov upravljanja in zaposlene skupine EIB.

5. Katere osebne podatke obdelujemo?

Preiskovalna divizija v okviru svojih preiskav zbira identifikacijske podatke, podatke o poklicnih dejavnostih in podatke o povezanosti s primerom. Te podatke lahko uporabi za presojo navedb o prepovedanem ravnanju in za odločitev, ali je prišlo do kršitve ali nepravilnega ravnanja. Lahko jih uporabi tudi za namene stikov.

Obdelujejo se lahko naslednje kategorije podatkov:

identifikacijski podatki posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki;
podatki o povezanosti s primerom, kot so navedbe, povzetek dejstev in dokazi v zvezi s prepovedanim ravnanjem ali drugimi kršitvami, s katerimi je povezana oseba; izjave in dokumentacija, ki jih v okviru preiskave ali proaktivnega pregleda integritete podajo posamezniki ali se pripišejo posameznikom; sporočila ali zapisi, ki omenjajo posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v zvezi s preiskovanimi dogodki; informacije glede zasebnih odnosov;
podatki o poklicnih dejavnostih, kot so podatki o položajih, funkcijah in organizacijah posameznika (sedanjih ali preteklih);
sklepi o izključitvi/izločitvi v zvezi s predmetom preiskave in navedbe organa, ki je izdal sklep o izključitvi/izločitvi.

6. Kje pridobimo vaše osebne podatke?

Podatke lahko zbiramo na podlagi prijave zaposlenega skupine EIB ali zunanjega informatorja, vključno z anonimnimi ali zaupnimi viri, na podlagi javno dostopnih informacij ter v okviru proaktivnih pregledov integritete, določenih v členih 62 in 63 Politike boja proti goljufijam skupine EIB. Podatke lahko zbiramo na kateri koli način, določen v Politiki boja proti goljufijam skupine EIB, vključno z dostopanjem do vseh ustreznih informacij, dokumentacije in prostorov skupine EIB terali do projektov, ki jih financira skupina EIB, ter s pridobivanjem ustnih informacij od katere koli ustrezne osebe.

7. Komu se razkrijejo vaši osebni podatki?

Dostop do vaših podatkov imajo pristojni zaposleni v preiskovalni diviziji.

Vaši podatki se poleg tega lahko prenesejo vnaprej določenim osebam v skupini EIB ter v institucijah, organih, uradih in agencijah EU, mednarodnih organizacijah in/ali ustreznih organih v državah članicah, državah kandidatkah ali tretjih državah, če je to potrebno za zagotovitev primernega izvajanja preiskave ter v skladu s členi 4 do 6, 9 do 11 in 47 do 50 Uredbe (EU) 2018/1725.

Vsi zbrani podatki so lahko zagotovljeni ali dostopni zakonsko določenim organom (EJT / OLAF / ERS / ENVP / VARUH ČLOVEKOVIH PRAVIC / SEU / nacionalna sodišča). Javni organi, ki lahko v skladu s pravom Unije ali pravom države članice prejmejo osebne podatke v okviru posamezne preiskave, se ne štejejo za prejemnike. Ti javni organi obdelujejo te podatke skladno z veljavnimi pravili o varstvu podatkov in glede na namene obdelave.

Preiskovalna divizija mora posamično obvestiti vse ustrezne osebe, vključene v njene preiskave, in sicer: informatorje, priče in preiskovance. Za vse druge posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, je ta njena obveznost izpolnjena z objavo obvestila o zasebnosti na spletu.

8. Mednarodni prenosi

Vaši podatki se lahko prenesejo subjektom s sedežem zunaj EU ali Evropskega gospodarskega prostora v skladu z zgornjo točko 7, pod pogojem, da so vzpostavljeni naslednji zaščitni ukrepi:

odstopanja in/ali memorandumi o soglasju, sklenjeni med EIB in tretjimi državami (Uredba (EU) 2018/1725, člena 47 in 48 ter točki (d) in (e) člena 50).

9. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke?

Vaše podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, opisane v tej izjavi o varstvu podatkov, in v skladu z ustreznimi politikami. Preiskovalna divizija lahko vaše osebne podatke hrani v spisih primera najmanj pet let in največ deset let po zaključku preiskave. Če se zadevne navedbe izkažejo za neutemeljene, lahko vaše osebne podatke hrani največ pet let po zaključku primera.

10. Katere so vaše pravice in kako jih lahko uveljavljate?

Vaše pravice so določene v oddelkih 3 do 5 Uredbe EU o varstvu podatkov.

Imate pravico, da od upravljavca dobite potrditev, ali se obdelujejo vaši osebni podatki, in če je to tako, da dostopite do vaših osebnih podatkov s kontaktiranjem upravljavca ali pooblaščenca za varstvo podatkov v EIB (pravica do dostopa).
Imate pravico, da od upravljavca zahtevate popravek netočnih in/ali dopolnitev nepopolnih osebnih podatkov (pravica do popravka).
Imate pravico, da od upravljavca zahtevate izbris vaših osebnih podatkov v skladu s členom 19 Uredbe EU o varstvu podatkov (pravica do pozabe).
Imate pravico, da od upravljavca zahtevate omejitev obdelave vaših osebnih podatkov (pravica do omejitve obdelave) v naslednjih primerih:
- (i) če oporekate točnosti vaših podatkov;
- (ii) če je obdelava vaših podatkov nezakonita in nasprotujete njihovemu izbrisu;
- (iii) če upravljavec osebnih podatkov ne potrebuje več za namene obdelave, temveč jih vi potrebujete za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov; ali
- (iv) če ste vložili ugovor v zvezi z obdelavo vaših podatkov, EIB pa preverja, ali ima kot upravljavec zakonite razloge, ki prevladajo nad vašo pravico do omejitve.

Imate pravico, da na podlagi razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem, ugovarjate obdelavi vaših osebnih podatkov, razen če EIB dokaže nujne legitimne razloge za obdelavo ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.
Imate pravico, da od EIB prejmete vaše osebne podatke v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki, tako da jih lahko posredujete drugemu upravljavcu, ne da bi vas EIB pri tem ovirala (pravica do prenosljivosti podatkov).
Če je pravna podlaga obdelave vaša privolitev, imate pravico, da svojo privolitev kadar koli prekličete. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.
Za preiskave EIB se lahko uporabljajo izjeme in omejitve v skladu s členom 25 Uredbe (EU) 2018/1725 ter ustreznim sklepom EIB. Ustrezni sklep EIB je na voljo TUKAJ.
Imate pravico, da kadar koli vložite pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (www.edps.europa.eu) (pravica do vložitve pritožbe).

11. Kontaktni podatki

Če imate kakršna koli vprašanja o naši obdelavi vaših osebnih podatkov ali želite uveljavljati katero koli od opisanih pravic, nam pišite na e-poštni naslov: Investigations@eib.org ali pišite pooblaščencu za varstvo podatkov Pelopidasu Donosu na e-poštni naslov p.donos@eib.org ali na naslednji naslov:

Pelopidas Donos, Evropska investicijska banka
98-100 Boulevard Konrad Adenauer, L-2950 Luxembourg (Veliko vojvodstvo Luksemburg)