Vyhlásenie o ochrane údajov pre vyšetrovania vykonávané oddelením vyšetrovaní

1. Prevádzkovateľ

Toto vyhlásenie o ochrane údajov poskytuje informácie o účele spracúvania, ktoré vykonáva oddelenie vyšetrovaní skupiny EIB (ďalej len „IG/IN“), ďalej len „EIB“ alebo „my“, v rámci vyšetrovaní vykonávaných na účely odhaľovania a predchádzania podvodom, korupcii a akémukoľvek inému nedovolenému konaniu, ktoré má vplyv na činnosť skupiny EIB.

V rámci tejto činnosti spracúvanie osobných údajov nezahŕňa existenciu automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania.

2. Účel spracúvania

Toto vyhlásenie o ochrane údajov poskytuje informácie o účele spracúvania, ktoré vykonáva EIB v rámci vyšetrovaní nedovoleného konania a iných typov pochybenia. EIB plní úlohy pri výkone právomocí, ktoré jej boli zverené v súlade s ustanoveniami zmlúv a jej štatútom.

EIB spracúva vaše osobné údaje, ako je to nevyhnutné na to, aby primerane a riadne vykonávala a riadila vyšetrovania v súlade s platnými zákonmi a právnymi predpismi. Osobné údaje sa spracúvajú v súlade s nariadením (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001 a rozhodnutie č. 1247/2002/ES (ďalej len „nariadenie EÚ o ochrane údajov“).

EIB konkrétne spracúva osobné údaje na nižšie uvedené účely, ako sú opísané v zázname: Oddelenie IG/IN vyšetruje dôveryhodné tvrdenia týkajúce sa zakázaného konania pri operáciách financovaných skupinou EIB a vykonáva proaktívne preskúmania integrity (PIR) pri akejkoľvek operácii alebo činnosti skupiny EIB definovanej v politike skupiny EIB na boj proti podvodom. Oddelenie IG/IN na požiadanie vykonáva interné vyšetrovania údajných porušení Kódexu správania zamestnancov skupiny EIB a politiky dôstojnosti v práci skupiny EIB. Oddelenie IG/IN vykonáva svoje vyšetrovania na základe postupov vyšetrovania skupiny EIB. Vyšetrovania vedené oddelením IG/IN sú administratívne vyšetrovania.

3. Právny základ spracúvania

Právnym základom spracovateľskej operácie je

článok 325 Zmluvy o fungovaní Európskej únie (ZFEÚ),
článok 18 štatútu EIB a článkov 2 a 28 stanov EIF,
nariadenie (EÚ, Euratom) 2018/1046 z 18. júla 2018,
rozhodnutie Rady guvernérov EIB z 27. júla 2004 o spolupráci EIB s úradom OLAF,
politika skupiny EIB na boj proti podvodom,
Charta oddelenia vyšetrovaní podvodov skupiny EIB.

Ďalšie relevantné politiky EIB sú:

4. Kategórie dotknutých osôb

Pri spracúvaní údajov podľa odseku 2 vyššie sú/môžu byť dotknuté tieto kategórie jednotlivcov (dotknuté osoby):

Príslušné dotknuté osoby: - jednotlivci zapojení do prípadu, ktorý je predmetom vyšetrovania alebo PIR zo strany EIB; - jednotlivci, ktorí majú vzťah k jednotlivcovi určenému v rámci vyšetrovania skupiny EIB; - jednotlivci zaregistrovaní v systéme včasného odhaľovania rizika a vylúčenia (EDES) Komisie.

Ďalšie kategórie dotknutých osôb: - predkladatelia, dlžníci, zhotovitelia, dodávatelia, príjemcovia, konzultanti, sprostredkovatelia, zástupcovia, poradcovia alebo iné zainteresované strany v projekte financovanom skupinou EIB a s nimi spojené osoby; - uchádzači, zhotovitelia, dodávatelia, poskytovatelia služieb a iné osoby alebo subjekty, ktoré skupina EIB obstaráva na vlastný účet, a ich prípadní subdodávatelia; - členovia riadiacich orgánov a zamestnanci skupiny EIB.

5. Aké osobné údaje spracúvame?

V súvislosti s vyšetrovaniami oddelenie IG/IN získava identifikačné údaje, profesijné údaje a údaje o zapojení do prípadu. Tieto údaje možno použiť na posúdenie tvrdení týkajúcich sa nedovoleného konania a na zistenie toho, či došlo k nejakému pochybeniu alebo nekalému konaniu. Možno ich použiť aj na kontaktné účely.

Konkrétne môžu spracúvané kategórie údajov zahŕňať:

identifikačné údaje osoby,
údaje o zapojení do prípadu, ako sú tvrdenia, zhrnutie skutkového stavu a dôkazov týkajúcich sa nedovoleného konania alebo iného pochybenia, ktoré sa týka osoby, vyhlásenia a záznamy, ktoré urobili jednotlivci alebo ktoré sa im pripisujú v súvislosti s vyšetrovaním alebo PIR, oznámenia alebo poznámky, v ktorých sa spomína dotknutá osoba v súvislosti s vyšetrovanými udalosťami, informácie týkajúce sa osobných vzťahov,
profesijné údaje, ako sú pozície, funkcie a organizácie jednotlivca (súčasné a minulé),
všetky rozhodnutia o vylúčení/zákaze činnosti týkajúce sa predmetu vyšetrovania a odkazy na orgán, ktorý rozhodnutie o vylúčení/zákaze činnosti vydal.

6. Odkiaľ získavame vaše osobné údaje?

Údaje možno získavať na základe oznámenia podaného zamestnancom skupiny EIB alebo externým oznamovateľom vrátane anonymných alebo dôverných zdrojov, na základe verejne dostupných informácií a v kontexte PIR stanovených v článkoch 62 a 63 politiky skupiny EIB na boj proti podvodom. Údaje možno získavať akýmikoľvek prostriedkami stanovenými v politike skupiny EIB na boj proti podvodom vrátane sprístupnenia akýchkoľvek relevantných informácií, dokumentácie a priestorov skupiny EIB a/alebo projektov financovaných skupinou EIB, a požiadaním akejkoľvek relevantnej osoby o ústne informácie.

7. Komu sú vaše údaje poskytované?

K vašim údajom majú prístup zodpovední zamestnanci oddelenia IG/IN.

Okrem toho vaše údaje možno prenášať určeným osobám zo skupiny EIB, ako aj inštitúciám, orgánom, úradom a agentúram EÚ, medzinárodným organizáciám a/alebo príslušným orgánom v členských štátoch, kandidátskych krajinách alebo tretích krajinách s cieľom zabezpečiť riadny priebeh vyšetrovania a v súlade s článkami 4 až 6, článkami 9 až 11 a článkami 47 až 50 nariadenia (EÚ) 2018/1725.

Všetky získané údaje je možné poskytnúť alebo sprístupniť orgánom uvedeným v právnych predpisoch (Európska prokuratúra/OLAF/Európsky dvor audítorov/európsky dozorný úradník pre ochranu údajov/ombudsman/Súdny dvor Európskej únie/vnútroštátne súdy). Verejné orgány, ktoré môžu dostať osobné údaje v rámci konkrétneho vyšetrovania v súlade s právnym predpismi Únie alebo členského štátu, sa nepovažujú za príjemcov. Tieto verejné orgány spracúvajú takéto údaje v súlade s platnými pravidlami týkajúcimi sa ochrany údajov podľa účelu spracúvania.

Oddelenie IG/IN musí jednotlivo informovať príslušné osoby v rámci svojich vyšetrovaní: oznamovateľov, svedkov a osoby, ktorých sa to týka.. V prípade všetkých ostatných dotknutých osôb je táto povinnosť splnená uverejnením oznámenia o ochrane súkromia na internete.

8. Medzinárodné prenosy

Vaše údaje sa môžu prenášať subjektom so sídlom mimo EÚ alebo Európskeho hospodárskeho priestoru podľa odseku 7 vyššie, pričom sú zavedené nižšie uvedené záruky:

Výnimky a/alebo memorandá o porozumení medzi EIB a tretími krajinami (nariadenie (EÚ) 2018/1725), články 47 a 48 a článok 50 ods. 1 písm. d) a e).

9. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Vaše údaje uchovávame len tak dlho, ako je to potrebné na účely opísané v tomto vyhlásení o ochrane údajov a v súlade s príslušnými politikami. Vaše osobné údaje sa môžu uchovávať v spisoch oddelenia IG/IN minimálne päť rokov a maximálne desať rokov od uzavretia vyšetrovania. Ak príslušné tvrdenia neboli opodstatnené, vaše osobné údaje sa môžu uchovávať maximálne päť rokov od uzavretia prípadu.

10. Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?

Vaše práva sú stanovené v oddieloch 3 až 5 nariadenia EÚ o ochrane údajov.

Máte právo získať od prevádzkovateľa potvrdenie, či sa vaše osobné údaje spracúvajú alebo nespracúvajú, a v prípade, že sa spracúvajú, máte právo na prístup k vašim osobným údajom tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa alebo prostredníctvom zodpovednej osoby EIB (právo na prístup).
Máte právo požadovať od prevádzkovateľa, aby opravil všetky nesprávne údaje a/alebo aby doplnil neúplné osobné údaje (právo na opravu).
Máte právo požadovať od prevádzkovateľa, aby vymazal vaše osobné údaje podľa článku 19 nariadenia EÚ o ochrane údajov (právo na zabudnutie).
Máte právo požadovať od prevádzkovateľa, aby obmedzil spracúvanie vašich osobných údajov v týchto prípadoch (právo na obmedzenie spracúvania):
- i) ak spochybňujete správnosť vašich údajov;
- ii) ak je spracúvanie údajov nezákonné a namietate proti ich vymazaniu;
- iii) ak prevádzkovateľ už ďalej nepotrebuje uvedené osobné údaje na účely spracúvania, ale vy ich požadujete na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov; alebo
- iv) ak ste namietali proti spracúvaniu vašich údajov a EIB sa pokúša zistiť, či má ako prevádzkovateľ oprávnené dôvody prevažujúce nad vaším právom na obmedzenie.

Máte právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie, pokiaľ EIB nepreukáže presvedčivé oprávnené dôvody na spracúvanie alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.
Máte právo získať vaše osobné údaje od EIB v štruktúrovanom, bežne používanom, strojovo čitateľnom formáte, ktorý vám umožní preniesť vaše údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi bez toho, aby vám v tom EIB bránila (právo na prenosnosť údajov).
Keď je právnym základom spracúvania súhlas, dotknutá osoba má právo tento súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nebude mať vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.
Na vyšetrovania EIB sa môžu vzťahovať výnimky a obmedzenia podľa článku 25 nariadenia (EÚ) 2018/1725 a príslušné rozhodnutie EIB. Príslušné rozhodnutie EIB je dostupné TU
Máte právo kedykoľvek podať sťažnosť európskemu dozornému úradníkovi pre ochranu údajov (www.edps.europa.eu) (právo podať sťažnosť).

11. Kontaktujte nás

Ak máte akékoľvek otázky týkajúce sa nášho spracúvania vašich osobných údajov alebo si chcete uplatniť niektoré z vyššie uvedených práv, kontaktujte nás na: Investigations@eib.org, zodpovedná osoba, p. Pelopidas Donos e-mailom na adrese p.donos@eib.org alebo na tejto adrese:

Mr. Pelopidas Donos, European Investment Bank
98-100 Boulevard Konrad Adenauer, L-2950 Luxembourg (Grand Duchy of Luxembourg)